Okresy obrachunkowe w Comarch ERP XL definiują ramy czasowe ewidencji finansowej i magazynowej. Prawidłowa konfiguracja okresu rocznego i miesięcznych podokresów decyduje o poprawności sprawozdań i możliwości zamknięcia miesiąca i roku.
Definicja roku obrachunkowego
Rok obrachunkowy w Comarch ERP XL jest definiowany w Administracja → Okresy obrachunkowe. Dla większości firm rok obrachunkowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym (1 stycznia – 31 grudnia), jednak system obsługuje lata niekalendarzowe (np. 1 października – 30 września). Przed otwarciem nowego roku obrachunkowego należy zdefiniować go w systemie – bez aktywnego roku system nie pozwoli na rejestrowanie dokumentów z datą w nowym roku.
Otwieranie nowego roku obrachunkowego
Otwarcie nowego roku w XL jest operacją inicjalizującą: system tworzy puste okresy miesięczne, przenosi salda kont bilansowych z zamkniętego roku jako bilans otwarcia nowego roku i resetuje konta wynikowe. Przed uruchomieniem tej operacji muszą być spełnione warunki: rok poprzedni musi być zamknięty (lub otwarcie może nastąpić bez zamknięcia, ale BO będzie tymczasowe) oraz wykonana kopia zapasowa bazy danych.
Konfiguracja podokresów miesięcznych
Rok obrachunkowy dzieli się na podokresy – zazwyczaj 12 miesięcy. Każdy podokres ma status: Otwarty (można rejestrować dokumenty), Zamknięty (brak możliwości rejestracji nowych dokumentów, ale możliwa korekta), Definitywnie zamknięty (brak jakichkolwiek modyfikacji). Status zmienia administrator przez Administracja → Okresy obrachunkowe → Zmień status okresu.
Konfiguracja dat granicznych
Comarch ERP XL umożliwia ustawienie dat granicznych dla poszczególnych typów dokumentów niezależnie od statusu okresu. Np. można zezwolić na rejestrowanie faktur zakupu z datą poprzedniego miesiąca do 10. dnia miesiąca bieżącego. Konfiguracja dat granicznych dostępna jest w Administracja → Parametry systemowe i powinna być dostosowana do polityki zamykania ksiąg przyjętej przez dział finansowy.
Weryfikacja okresu przed zamknięciem miesiąca
Przed zamknięciem okresu miesięcznego warto wygenerować listę dokumentów niezaksięgowanych (z statusem „Do zaksięgowania") i listę dokumentów w buforze dla danego okresu. Niezaksięgowane dokumenty nie znajdą się w raportach KG, co może powodować rozbieżności między modułem operacyjnym a modułem finansowym. Wszystkie dokumenty powinny być zaksięgowane przed zamknięciem okresu.
