Comarch ERP XL – audyt licencji oprogramowania to usługa przeglądu wykorzystania systemu ERP XL w firmie pod kątem zgodności z posiadaną licencją – liczby aktywnych stanowisk, wykupionych modułów oraz sposobu, w jaki użytkownicy faktycznie korzystają z poszczególnych funkcji systemu.
Audyt licencji pozwala ustalić, czy firma korzysta z systemu zgodnie z warunkami umowy, czy posiadane moduły odpowiadają realnym potrzebom przedsiębiorstwa oraz czy nie występują obszary, w których liczba wykorzystywanych stanowisk przekracza zakupioną pulę licencji.
Cel audytu licencji w systemie ERP XL
Comarch ERP XL licencjonowany jest w modelu uwzględniającym liczbę stanowisk, moduły funkcjonalne oraz czasem dodatkowe komponenty, takie jak integracje czy narzędzia raportowe. W miarę rozwoju firmy – zatrudniania nowych pracowników, otwierania kolejnych działów czy zmiany zakresu wykorzystywanych funkcji – rzeczywiste użycie systemu może odbiegać od stanu określonego w pierwotnej umowie licencyjnej.
Zakres weryfikowany podczas audytu
- Liczba aktywnych kont operatorów w porównaniu z liczbą wykupionych stanowisk
- Wykorzystywane moduły – handel, magazyn, produkcja, finanse, kadry i płace – w zestawieniu z posiadaną licencją
- Dodatkowe komponenty i integracje działające w środowisku ERP XL
- Sposób pracy stanowisk współdzielonych, np. poprzez serwer terminali
- Zgodność środowiska serwerowego z warunkami technicznymi licencji
Przebieg audytu
Audyt rozpoczynamy od analizy dokumentacji licencyjnej klienta oraz zestawienia jej z rzeczywistą konfiguracją systemu – liczbą zdefiniowanych operatorów, aktywnych modułów oraz sposobem logowania do systemu na poszczególnych stanowiskach.
Kroki audytu
- Zebranie i weryfikacja posiadanej dokumentacji licencyjnej ERP XL
- Analiza konfiguracji systemu pod kątem liczby operatorów i przypisanych uprawnień
- Weryfikacja wykorzystywanych modułów funkcjonalnych w odniesieniu do zakresu licencji
- Sprawdzenie sposobu pracy stanowisk współdzielonych i terminalowych pod kątem zgodności licencyjnej
- Przygotowanie raportu z wynikami audytu oraz rekomendacjami dotyczącymi ewentualnych korekt
Najczęstsze rozbieżności wykrywane podczas audytu
W praktyce najczęściej spotykanym problemem jest wzrost liczby aktywnych operatorów wynikający z rozwoju firmy bez odpowiedniej aktualizacji licencji, a także korzystanie z modułów dodatkowych, które zostały włączone testowo i pozostały aktywne bez formalnego rozszerzenia umowy licencyjnej.
Rekomendacje po audycie
Na podstawie wyników audytu przygotowujemy rekomendacje dotyczące dostosowania licencji do rzeczywistych potrzeb firmy – zarówno w kierunku uzupełnienia brakujących stanowisk czy modułów, jak i identyfikacji funkcji, z których firma nie korzysta, a za które opłaca licencję.
Audyt przy planowanej rozbudowie firmy
Audyt licencji często wykonywany jest w kontekście planowanej rozbudowy firmy – otwarcia nowego oddziału, zwiększenia zatrudnienia w dziale handlowym lub uruchomienia nowej linii produkcyjnej wymagającej dodatkowych stanowisk w module produkcji. W takich przypadkach audyt pozwala precyzyjnie określić, jakie rozszerzenie licencji będzie potrzebne, zanim zostaną podjęte decyzje zakupowe.
Audyt środowiska terminalowego
Szczególną uwagę podczas audytu poświęcamy środowiskom, w których wielu operatorów korzysta z ERP XL poprzez wspólny serwer terminali. Sposób liczenia jednoczesnych stanowisk w takim modelu pracy bywa nieoczywisty i wymaga dokładnej weryfikacji zgodnie z zasadami licencjonowania, aby uniknąć zarówno niedoszacowania, jak i przepłacania za nadmiarowe licencje.
Efekt audytu dla działu zakupowego
Wyniki audytu licencji przekazujemy w formie zrozumiałej dla osób odpowiedzialnych za budżet IT w firmie – z jasnym wskazaniem obszarów zgodnych z umową, obszarów wymagających uzupełnienia licencji oraz ewentualnych możliwości optymalizacji kosztów w przypadku funkcji wykupionych, ale nieużywanych w praktyce.
Audyt jako element cyklicznego przeglądu IT
Rekomendujemy traktowanie audytu licencji ERP XL jako elementu cyklicznego przeglądu infrastruktury informatycznej firmy, wykonywanego na przykład raz w roku lub przy okazji istotnych zmian organizacyjnych. Regularna weryfikacja zgodności licencyjnej pozwala uniknąć sytuacji, w której rozbieżności narastają latami i ich uporządkowanie wymaga jednorazowo znacznie większego nakładu pracy.
Współpraca z opiekunem handlowym Comarch
Wyniki audytu bywają też punktem wyjścia do rozmowy z opiekunem handlowym odpowiedzialnym za umowę licencyjną klienta – przygotowana przez nas dokumentacja stanu faktycznego ułatwia taką rozmowę i pozwala firmie negocjować warunki rozszerzenia licencji z pełną wiedzą o swoich rzeczywistych potrzebach.
