Plan kont to fundament rachunkowości firmy w Comarch ERP Optima – jego prawidłowa konfiguracja decyduje o poprawności całej ewidencji księgowej. Nowe wdrożenie, zmiana zakresu działalności lub dostosowanie do nowych wymogów prawnych to sytuacje wymagające modyfikacji planu kont. Opisujemy, jak to zrobić bezpiecznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Struktura planu kont w Comarch ERP Optima
Comarch ERP Optima obsługuje wielopoziomowy plan kont syntetyczno-analityczny. Konta syntetyczne (np. 401, 501) są podstawą ewidencji, natomiast konta analityczne (np. 401-01, 401-02) uszczegóławiają zapisy. Głębokość analityki jest nieograniczona, ale praktycznie stosuje się 2–4 poziomy. Plan kont konfiguruje się w Księgowość → Plan kont.
Dodawanie nowych kont do planu
Aby dodać nowe konto, przejdź do Księgowość → Plan kont, kliknij Dodaj (F3). Uzupełnij: numer konta (z zachowaniem przyjętego formatu), nazwę, typ konta (bilansowe/wynikowe), stronę salda (Wn/Ma), typ zapisu (analityka/syntetyczne). Dla kont analitycznych kontrahentów możesz włączyć automatyczne tworzenie podkont na podstawie symbolu kontrahenta. Nowe konto jest dostępne do użycia w schematach dekretacji natychmiast po zapisaniu.
Wzorcowe plany kont w Optima
Comarch ERP Optima zawiera gotowe wzorcowe plany kont dostosowane do różnych typów działalności: pełna księgowość (ustawa o rachunkowości), KPiR (Książka Przychodów i Rozchodów), organizacje non-profit. Import wzorcowego planu kont możliwy jest podczas zakładania nowej firmy lub przez Narzędzia → Import danych. Wzorzec można dowolnie modyfikować po imporcie.
Modyfikacja istniejących kont – ograniczenia
Konta, na których istnieją zapisy, mają ograniczone możliwości modyfikacji: nie można zmienić numeru konta (jedynie opis), nie można usunąć konta z zapisami. Zmiana numeru konta z istniejącymi zapisami wymaga: stworzenia nowego konta, przeksięgowania wszystkich zapisów z starego na nowe przez PK (Polecenie Księgowania), a następnie zamknięcia (dezaktywacji) starego konta. Jest to pracochłonna operacja wymagająca weryfikacji bilansowości.
Konfiguracja kont walutowych i dewizowych
Comarch ERP Optima obsługuje wielowalutowość. Konta walutowe oznacza się flagą „walutowe" w definicji konta – system automatycznie przelicza kwoty według kursu z tabeli NBP lub kursu ręcznie wprowadzonego. Konta rozrachunkowe kontrahentów zagranicznych powinny mieć włączoną obsługę różnic kursowych, co pozwala na automatyczne generowanie zapisów wyrównawczych przy rozliczeniu płatności.
Eksport i import planu kont między firmami
Plan kont można wyeksportować do pliku XML i zaimportować do innej firmy w tej samej instalacji Optimy. Funkcja dostępna w menu Narzędzia → Eksport/Import planu kont. Przydatne przy zakładaniu nowej spółki w ramach holdingu, gdzie wszystkie jednostki powinny mieć zunifikowany plan kont. Po imporcie zweryfikuj, czy wszystkie konta mają poprawne ustawienia analityki i powiązania ze schematami dekretacji.
