Kartoteka kontrahentów w Comarch ERP Optima przechowuje dane klientów i dostawców, na których opiera się cała ewidencja handlowa i finansowa. Błędy w kartotekach – zduplikowane NIP-y, nieprawidłowe dane adresowe, błędne przypisanie do grup – mogą powodować problemy z JPK, automatycznym parowaniem płatności i generowaniem raportów. Opisujemy, jak diagnozować i naprawiać te problemy.
Najczęstsze błędy w kartotekach kontrahentów
W dużych bazach kontrahentów Comarch ERP Optima najczęściej spotykamy: zduplikowane karty kontrahenta (ta sama firma wpisana kilka razy pod różnymi kodami), NIP wpisany bez myślników ale z myślnikami w innej karcie (co powoduje duplikat), nieaktualne adresy i numery telefonów, brakujące lub błędne kody PKD, niepoprawne przypisanie do grupy kontrahentów (hurtownicy/detaliczni), brakujące lub błędne konta analityczne w Księdze Handlowej.
Wyszukiwanie i scalanie zduplikowanych kontrahentów
Comarch ERP Optima posiada narzędzie do wyszukiwania duplikatów kontrahentów: Kontrahenci → Inne → Scal kontrahentów (dostępność zależy od wersji licencji). Narzędzie wykrywa kontrahentów z tym samym NIP lub numerem REGON. Po wskazaniu kontrahenta „właściwego" i duplikatów, scalanie przenosi wszystkie dokumenty, rozrachunki i historię na kartę docelową i dezaktywuje duplikaty. Przed scalaniem wykonaj backup bazy – operacja jest trudna do cofnięcia.
Weryfikacja NIP kontrahentów przez GUS/VIES
Comarch ERP Optima posiada wbudowaną weryfikację NIP przez bazę GUS (pobieranie danych firmy z bazy REGON po NIP) oraz weryfikację NIP unijnych przez system VIES. Funkcje te dostępne są z poziomu kartoteki kontrahenta (przycisk „Sprawdź NIP" lub „Pobierz z GUS"). Weryfikacja NIP jest szczególnie ważna przy nowych kontrahentach i transakcjach z krajami UE (weryfikacja statusu podatnika VAT UE). Brak weryfikacji NIP może skutkować problemami z odliczeniem VAT.
Aktualizacja masowa danych kontrahentów
Gdy konieczna jest aktualizacja danych wielu kontrahentów jednocześnie (np. zmiana przypisania do grupy, zmiana terminu płatności, dodanie atrybutu), użyj operacji seryjnej z listy kontrahentów: zaznacz wybrane pozycje, kliknij Operacje seryjne → Zmień wartość pola. Pozwala to zaktualizować jedno pole dla wszystkich zaznaczonych kartotek jednocześnie. Alternatywnie import zaktualizowanych danych z pliku Excel przez Narzędzia → Import danych z opcją „Aktualizuj istniejące".
Problemy z kontem analitycznym kontrahenta w Księdze Handlowej
Każdy kontrahent może mieć przypisane konto analityczne w Księdze Handlowej (np. 201-KOWALSKI dla należności, 210-KOWALSKI dla zobowiązań). Jeżeli konto analityczne kontrahenta nie istnieje w planie kont, dekretacja dokumentów dla tego kontrahenta zakończy się błędem. Sprawdź w kartotece kontrahenta (zakładka Ksiegowość → Konto należności/zobowiązań), czy konto jest wypełnione i czy istnieje w planie kont. Brakujące konta analityczne utwórz ręcznie lub skonfiguruj automatyczne tworzenie kont analitycznych.
Czyszczenie i deaktywacja nieaktywnych kontrahentów
Baza kontrahentów z setkami nieaktywnych wpisów spowalnia pracę operatorów i zaciemnia analizy. Oznacz nieaktywnych kontrahentów (z którymi nie było transakcji od ponad 2 lat) jako „Nieaktywny" (status w kartotece kontrahenta). Nieaktywni kontrahenci nie pojawiają się na listach wyboru przy wystawianiu dokumentów, ale ich historia jest zachowana. Fizycznego usunięcia kontrahenta z bazy można dokonać tylko, gdy nie ma do niego żadnych dokumentów.
