Generowanie i terminowe składanie plików JPK_V7 to obowiązek każdego czynnego podatnika VAT w Polsce. Comarch ERP Optima automatyzuje ten proces, pobierając dane bezpośrednio z rejestrów VAT. Opisujemy, jak prawidłowo generować JPK_V7 w Optima, jak korygować złożone pliki i jakich błędów unikać.
Terminy i obowiązek składania JPK_V7
JPK_V7 składa się miesięcznie (wariant JPK_V7M) lub kwartalnie (wariant JPK_V7K – dla małych podatników rozliczających VAT kwartalnie). Termin: do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym (lub po kwartale). Podatnicy VAT-UE składają wyłącznie JPK_V7M (miesięczny). JPK_V7 zawiera zarówno ewidencję VAT (część szczegółowa z listą faktur), jak i deklarację podatkową (VAT-7/VAT-7K).
Generowanie JPK_V7 w Comarch ERP Optima
Proces generowania JPK_V7 w Optima: 1) Upewnij się, że wszystkie dokumenty za dany miesiąc są wprowadzone i zatwierdzone w rejestrach VAT, 2) Przejdź do Raporty → JPK → JPK_V7M (lub V7K), 3) Wybierz rok i miesiąc (lub kwartał), 4) Kliknij „Generuj" – Optima pobierze dane z rejestrów VAT sprzedaży i zakupów, 5) Sprawdź wygenerowany plik (podgląd, weryfikacja schematów), 6) Podpisz plik kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym przez ePUAP, 7) Wyślij przez system JPK Online.
Podpisywanie i wysyłka JPK
Plik JPK_V7 wymaga podpisu elektronicznego przed wysyłką. Comarch ERP Optima obsługuje podpis kwalifikowany (certyfikat podpisu na karcie kryptograficznej lub w tokenie USB) oraz podpis profilem zaufanym (przez ePUAP). Dla spółek i osób prawnych wymagany jest podpis kwalifikowany osoby uprawnionej do reprezentacji. Po podpisaniu plik wysyłasz przez wbudowany klient JPK w Optima lub zewnętrzną aplikację JPK Online MF. Po wysyłce zachowaj UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) jako dowód złożenia.
Korekta JPK_V7 – kiedy i jak
Korektę JPK_V7 składasz gdy: znalazłeś błąd w złożonym JPK (błędna kwota, brakująca faktura, błędny NIP kontrahenta), US wezwał do korekty, zmieniły się przepisy wymagające uzupełnienia oznakowania (GTU, procedury). W Optima: odblokuj miesiąc, wprowadź korekty w rejestrach VAT, ponownie wygeneruj JPK – program oznaczy go jako korektę z numerem porządkowym (pierwsza korekta = K01, druga = K02). Wyślij korektę tak samo jak pierwotny JPK.
Archiwizacja złożonych plików JPK
Wszystkie złożone pliki JPK (wersje pierwotne i korekty) oraz UPO należy archiwizować przez co najmniej 5 lat od końca roku podatkowego. Comarch ERP Optima automatycznie zapisuje wygenerowane pliki JPK w katalogu wskazanym w konfiguracji. Zalecamy dodatkowe archiwizowanie plików JPK na zewnętrznym nośniku lub w chmurze (folder chroniony hasłem), oddzielnie od bazy danych Optimy. UPO (plik XML) jest dowodem złożenia i może być wymagany podczas kontroli podatkowej.
JPK_FA – faktury na żądanie kontrolującego
Oprócz obowiązkowego JPK_V7 urząd skarbowy podczas kontroli może zażądać pliku JPK_FA (ewidencja faktur) za wskazany okres. Comarch ERP Optima generuje JPK_FA z menu Raporty → JPK → JPK_FA. Plik zawiera szczegółowe informacje o każdej fakturze: numery, daty, dane kontrahentów, pozycje z ilościami i cenami. Termin na dostarczenie JPK_FA na żądanie kontrolującego to zwykle 3 dni robocze – dlatego warto wiedzieć, jak go wygenerować zawczasu.
