Migracja danych do Comarch ERP Optima – czy to z poprzedniego systemu ERP, ze starej instalacji Optimy na nową infrastrukturę, czy z arkuszy kalkulacyjnych – to projekt wymagający starannego planowania. Nieudana migracja może skutkować utratą danych, niespójnościami w ewidencji lub przestojem firmy. Opisujemy, jak przeprowadzić migrację bezpiecznie i skutecznie.
Etapy projektu migracji danych
Bezpieczna migracja danych do Comarch ERP Optima przebiega w kilku etapach: 1) Analiza źródła – inwentaryzacja danych do przeniesienia (kartoteki, dokumenty, salda, stany magazynowe), 2) Mapowanie danych – dopasowanie pól ze źródła do pól Optimy, 3) Przygotowanie plików migracyjnych (CSV, XML lub skrypty SQL), 4) Migracja testowa – import do środowiska testowego i weryfikacja, 5) Migracja produkcyjna – import do docelowej instalacji po zatwierdzeniu testów, 6) Weryfikacja po migracji.
Migracja z innego systemu ERP (Symfonia, Sage, Enova)
Przy migracji z innego systemu ERP kluczowym wyzwaniem jest różna struktura danych. Comarch dostarcza narzędzia migracyjne dla popularnych systemów źródłowych. Dla systemów bez gotowego konektora konieczne jest przygotowanie niestandardowych skryptów eksportu/importu. Zalecamy migrację danych historycznych tylko za 1–2 ostatnie lata aktywnych operacji (salda otwarcia, otwarte rozrachunki), a starsze dane archiwizować w poprzednim systemie lub jako pliki PDF.
Migracja instalacji Optimy na nowy serwer
Przeniesienie Optimy na nowy serwer to najszczegółowszy typ migracji: 1) zainstaluj SQL Server w tej samej wersji co na starym serwerze (lub nowszej – nie niższej), 2) zainstaluj Comarch ERP Optima w tej samej wersji, 3) skopiuj pliki bazy .mdf i .ldf i dołącz je do nowej instancji SQL (ATTACH), 4) skopiuj plik Optima.ini i zaktualizuj parametry połączenia (nowa nazwa serwera/IP), 5) przekieruj stacje klienckie na nowy serwer przez aktualizację Optima.ini na każdej stacji lub przez serwer plików.
Weryfikacja kompletności migrationu
Po każdej migracji wykonaj pełną weryfikację: porównaj liczbę dokumentów w poszczególnych modułach (faktury, PZ, WZ, PK), sprawdź salda kont z bilansem próbnym ze starego systemu, zweryfikuj stan rozrachunków (otwarte faktury niezapłacone), porównaj stany magazynowe, zweryfikuj kartoteki kontrahentów i towarów (liczba, dane kluczowe). Przyjmij formalne kryterium akceptacji migracji: np. rozbieżność nie większa niż 0,01 PLN na żadnym koncie.
Okno migracji – minimalizacja przestoju
Migrację produkcyjną planuj na weekend lub koniec miesiąca, gdy aktywność operacyjna jest najmniejsza. Standardowe okno migracji Optimy (baza do 10 GB, ok. 5 lat danych) to 4–8 godzin. Przed migracją poinformuj użytkowników o planowanej przerwie. Po zakończeniu migracji miej gotowy plan B (przywrócenie starego systemu), gdyby weryfikacja wykazała krytyczne błędy. Pisemny protokół migracji z datą, zakresem i wynikami weryfikacji jest obowiązkowy dla bezpieczeństwa projektu.
Migracja danych kadrowo-płacowych
Dane pracownicze (umowy, wynagrodzenia, urlopy, historia zatrudnienia) są szczególnie wrażliwe i wymagają specjalnej uwagi przy migracji. Comarch ERP Optima wymaga specyficznego formatu danych HR. Zalecamy migrację danych kadrowych z pomocą specjalisty Comarch lub certyfikowanego partnera, który zna specyfikę modułu Kadry i Płace. Błędna migracja danych płacowych może skutkować błędami w deklaracjach ZUS i PIT-11.
