Okresy obrachunkowe w Comarch ERP Altum definiują ramy czasowe ewidencji finansowej. W środowiskach wielooddziałowych konfiguracja musi uwzględniać synchronizację zamykania okresów między centralą a oddziałami, aby zapewnić spójność danych przy konsolidacji.
Rok obrachunkowy w Altum
Rok obrachunkowy definiuje się w Administracja → Okresy obrachunkowe. Altum obsługuje lata kalendarzowe i niekalendarzowe (np. rok fiskalny 1 luty – 31 stycznia). Przed otwarciem nowego roku należy zdefiniować go w systemie – bez aktywnego roku Altum blokuje rejestrację dokumentów z datą w przyszłym roku. Definicja roku musi być wprowadzona z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie jeśli grudzień/styczeń to intensywny okres sprzedaży.
Podokresy miesięczne i kwartalne
Rok obrachunkowy dzieli się na podokresy – zazwyczaj 12 miesięcy. Statusy podokresów: Otwarty (aktywna rejestracja dokumentów), Zamknięty (brak nowych dokumentów, możliwa korekta) i Definitywnie zamknięty (brak jakichkolwiek modyfikacji). Zmiana statusu jest dostępna dla administratora w Administracja → Okresy → Zmień status. Zmiana statusu jest nieodwracalna w kierunku „bardziej zamkniętego" (np. nie można cofnąć zamknięcia definitywnego przez interfejs).
Synchronizacja zamykania okresów w sieci oddziałów
W środowiskach wielooddziałowych (centrala + sklepy) zamknięcie miesiąca powinno być realizowane sekwencyjnie: najpierw zbieranie i zatwierdzanie dokumentów ze sklepów, weryfikacja przez centralę, a dopiero potem zamknięcie okresu. Procedura zamykania miesiąca powinna być opisana w instrukcji wewnętrznej z terminami dla każdego oddziału i centralnie egzekwowana. Otwieranie zamkniętych miesięcy dla korekty danych z oddziałów jest kosztowne operacyjnie i powinno być unikane.
Konfiguracja dat granicznych
Daty graniczne pozwalają rejestrować dokumenty z datą poprzedniego okresu po jego zamknięciu – np. faktury zakupu z datą poprzedniego miesiąca do 10. dnia miesiąca bieżącego. Konfiguracja w Administracja → Parametry → Daty graniczne. Nadmiernie liberalna polityka dat granicznych (np. możliwość wprowadzania faktur z daty 3 miesiące temu) komplikuje zamykanie miesięcy i może prowadzić do rozbieżności w deklaracjach VAT.
Sprawdzanie przed zamknięciem okresu
Przed zamknięciem miesiąca warto uruchomić listę dokumentów niezaksięgowanych (status „Do zaksięgowania") i listę dokumentów w buforze dla zamykanego okresu. Comarch ERP Altum może blokować zamknięcie, jeśli istnieją niezaksięgowane dokumenty z datą w tym okresie. Wszystkie dokumenty muszą być zatwierdzone i zaksięgowane zanim zamknięcie będzie możliwe – w tym dokumenty z oddziałów, które mogły być przekazane z opóźnieniem.
