Po kilku latach pracy baza Comarch ERP Altum zawiera setki tysięcy dokumentów, z których bieżąco używana jest niewielka część. Reszta musi pozostać dostępna ze względu na obowiązek przechowywania dokumentacji, ale nie musi obciążać codziennej pracy.
Konfigurujemy archiwizację danych systemowych — z zachowaniem dostępu do historii i z wyraźną poprawą wydajności.
Co i kiedy archiwizujemy
Ustalamy, które lata i które rodzaje danych mogą trafić do archiwum, z uwzględnieniem okresów przechowywania wymaganych przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz terminów przedawnienia roszczeń.
Sposób archiwizacji
Dane wydzielamy do osobnej bazy archiwalnej albo zamykamy okresy obrachunkowe, zależnie od tego, jak często firma sięga do historii. Baza archiwalna pozostaje dostępna do odczytu.
Wpływ na wydajność
Mierzymy czasy pracy przed archiwizacją i po niej, żeby efekt był potwierdzony liczbami, a nie odczuciem.
Bezpieczeństwo archiwum
Archiwum obejmujemy tym samym reżimem kopii zapasowych co bazę produkcyjną. Dane przeniesione do archiwum bywają traktowane jak mniej ważne — to błąd, bo w razie kontroli są potrzebne tak samo.
Dostęp do danych archiwalnych
Ustalamy, kto i w jaki sposób sięga do archiwum oraz jak długo trwa przygotowanie danych z zamkniętych lat. Archiwum, do którego nikt nie umie wejść, jest w praktyce równoznaczne z brakiem danych.
Archiwizacja a zamknięcie roku
Najlepszym momentem na przeniesienie danych do archiwum jest okres po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, gdy nie przewiduje się już korekt w zamkniętych okresach. Wcześniejsza archiwizacja utrudnia wprowadzenie poprawek, o które upomni się biegły rewident lub urząd.
