BaseLinker – generowanie faktur VAT automatyczne eliminuje ręczne wystawianie dokumentów sprzedaży przy każdym zamówieniu. W Serwisie Wiatraczna (Aleja Stanów Zjednoczonych 72) konfigurujemy automatyczne fakturowanie w BaseLinker zgodnie z obowiązującymi przepisami, numeracją i specyfiką sprzedaży wielokanałowej.
Dlaczego automatyczne fakturowanie jest trudniejsze niż wygląda
Wystawienie jednej faktury ręcznie jest proste. Skonfigurowanie automatycznego fakturowania, które poprawnie obsłuży setki zamówień dziennie z różnych kanałów sprzedaży, z różnymi stawkami VAT, różnymi seriami numeracji i różnymi wymaganiami dotyczącymi danych nabywcy, to zupełnie inna skala złożoności. Błąd w regule oznacza nie estetyczny problem, lecz dokument księgowy niezgodny z przepisami, który trzeba korygować.
Dodatkową trudność stanowi konieczność uwzględnienia różnych sytuacji sprzedażowych – sprzedaży na rzecz firm i konsumentów, zamówień z przedpłatą i pobraniem, zwrotów wymagających faktur korygujących, sprzedaży zagranicznej z odmiennymi zasadami VAT oraz integracji numeracji faktur z zewnętrznym systemem księgowym, do którego dokumenty muszą trafiać bez duplikatów i luk w numeracji.
Co dokładnie robimy
- Konfigurujemy szablony faktur VAT zgodne z wymogami prawnymi i identyfikacją wizualną firmy.
- Ustawiamy reguły automatycznego wystawiania faktur po spełnieniu określonych warunków (opłacenie zamówienia, zmiana statusu, wysyłka).
- Konfigurujemy serie numeracji dokumentów, w tym obsługę wielu serii dla różnych kanałów sprzedaży lub punktów sprzedaży.
- Wdrażamy prawidłowe naliczanie stawek VAT w zależności od rodzaju towaru, kraju nabywcy i statusu podatkowego kupującego.
- Ustawiamy automatyczne wystawianie faktur korygujących przy zwrotach i anulowaniach zamówień.
- Konfigurujemy automatyczne wysyłanie faktur do klienta e-mailem oraz udostępnianie ich w panelu zamówienia.
- Integrujemy numerację i eksport faktur z zewnętrznym systemem księgowym, eliminując ręczne przepisywanie dokumentów.
- Testujemy proces na różnych typach zamówień (krajowe, zagraniczne, firmowe, konsumenckie) przed uruchomieniem produkcyjnym.
Najczęstsze problemy z automatycznym fakturowaniem
Najczęściej spotykanym błędem jest wystawianie faktury przed faktycznym potwierdzeniem płatności, co przy zamówieniach nieopłaconych prowadzi do konieczności wystawiania korekt. Innym problemem są luki lub duplikaty w numeracji przy równoległej sprzedaży w kilku kanałach, jeśli reguły numeracji nie zostały poprawnie rozdzielone. W Serwisie Wiatraczna projektujemy reguły fakturowania tak, aby dokumenty odzwierciedlały rzeczywisty przebieg transakcji i pozostawały spójne z systemem księgowym.
Dla kogo jest ta usługa
Rozwiązanie jest przeznaczone dla sklepów i firm obsługujących duży wolumen zamówień, dla których ręczne wystawianie faktur stało się wąskim gardłem procesu sprzedaży.
Jak przebiega współpraca z Serwisem Wiatraczna
Analizujemy obecny proces fakturowania i wymagania księgowe klienta, projektujemy reguły automatyzacji, konfigurujemy je w systemie i testujemy na realnych scenariuszach zamówień przed wdrożeniem produkcyjnym.
