Kartoteka kontrahentów w WAPRO Mag zawiera dane wszystkich klientów, dostawców i innych partnerów handlowych. Kompletne i aktualne dane kontrahentów są niezbędne do prawidłowego wystawiania faktur, obsługi rozrachunków i generowania zestawień na potrzeby JPK. Błędne NIP, nieprawidłowe dane adresowe, duplikaty kontrahentów czy brakujące informacje o formie płatności generują problemy w codziennej pracy.
Weryfikacja danych kontrahentów
Dane kontrahenta w WAPRO Mag powinny być regularnie weryfikowane:
- NIP – sprawdź poprawność numeryczną i sumę kontrolną. WAPRO Mag zazwyczaj weryfikuje NIP automatycznie.
- Nazwa i adres – muszą być zgodne z danymi w KRS lub CEIDG. Rozbieżność może spowodować kwestionowanie faktury przez kontrahenta lub urząd skarbowy.
- Forma płatności – przelew, gotówka, karta. Błędna konfiguracja wpływa na wydruk faktury i rozrachunki.
- Termin płatności – liczba dni do terminu płatności; błędna wartość skutkuje błędnymi terminami na fakturach i w rozrachunkach.
Weryfikacja NIP przez GUS i białą listę VAT
WAPRO Mag (nowsze wersje) oferuje integrację z bazami GUS i białą listą VAT podatników:
- W kartotece kontrahenta kliknij Weryfikuj NIP w GUS/KAS.
- Program automatycznie pobierze aktualne dane z rejestru i zaproponuje ich aktualizację.
- Zweryfikuj rachunek bankowy kontrahenta przez białą listę podatników VAT – numer rachunku musi być zarejestrowany dla NIP kontrahenta.
Usuwanie duplikatów kontrahentów
Duplikaty kontrahentów (ten sam podmiot pod dwoma wpisami) zaburzają rozrachunki i raporty:
- Wygeneruj listę kontrahentów posortowaną według NIP – duplikaty będą widoczne jako dwa wpisy z tym samym NIP.
- Sprawdź, który wpis ma więcej transakcji (historia dokumentów).
- Przenieś dokumenty z duplikatu na właściwy kontrahent (operacja dostępna przez Operacje → Zamień kontrahenta lub przez bezpośrednią interwencję SQL).
- Zablokuj lub usuń zduplikowaną kartotekę.
Masowa aktualizacja kontrahentów
Przy zmianie warunków handlowych dla wielu kontrahentów jednocześnie (np. zmiana terminu płatności dla całej grupy klientów):
- Skorzystaj z filtrów, aby wybrać grupę kontrahentów (np. według segmentu, regionu, grupy rabatowej).
- Użyj funkcji Masowa zmiana → Zmień termin płatności lub innego parametru.
- Zatwierdź zmianę i zweryfikuj wyniki na kilku kontrahentach.
Nasz serwis porządkuje kartoteki kontrahentów w WAPRO Mag, usuwa duplikaty, aktualizuje dane przez integrację z GUS i konfiguruje warunki handlowe. Skontaktuj się z nami.
