Archiwizacja danych handlowych w WAPRO Mag to nie tylko wymóg prawny (przechowywanie dokumentów przez 5 lat), ale też element zarządzania wydajnością systemu. Prawidłowo przeprowadzona archiwizacja przenosi historyczne dane do oddzielnej bazy archiwalnej, zachowując pełny dostęp do historii transakcji przy jednoczesnej poprawie wydajności aktywnej bazy danych.
Kiedy wykonać archiwizację danych WAPRO Mag
Archiwizacja danych powinna być przeprowadzana regularnie – najczęściej raz w roku, po zakończeniu roku obrotowego. Sygnałem do wcześniejszej archiwizacji jest zauważalne spowolnienie programu, rozrost bazy danych do rozmiarów powyżej kilku GB lub zbliżanie się do limitu rozmiaru bazy (2 GB dla SQL Server Express). Serwisant ocenia, kiedy archiwizacja przyniesie największy efekt wydajnościowy.
Mechanizm archiwizacji wbudowany w WAPRO Mag
WAPRO Mag posiada wbudowany moduł archiwizacji dostępny z poziomu menu Narzędzia. Archiwizacja tworzy nową bazę danych (o nazwie np. WAPRO_ARCH_2023) i przenosi do niej dokumenty starsze niż wskazana data. Baza archiwalna jest powiązana z główną bazą WAPRO Mag – użytkownik może przeglądać dokumenty archiwalne przez tę samą aplikację po wybraniu odpowiedniej bazy z listy.
Dostęp do danych archiwalnych
Serwisant konfiguruje dostęp do baz archiwalnych w WAPRO Mag tak, aby użytkownicy mogli łatwo przełączać się między bazą aktywną a archiwalnymi. Bazy archiwalne mogą być ustawione jako tylko do odczytu, co chroni historyczne dane przed przypadkową modyfikacją. Ważne raporty (np. obroty kontrahenta za ostatnie 3 lata) mogą być generowane z jednoczesnym uwzględnieniem bazy aktywnej i archiwalnych.
Archiwizacja dokumentów papierowych i elektronicznych
Oprócz archiwizacji bazy danych SQL, wiele firm archiwizuje też oryginały dokumentów papierowych. Serwisant doradza w zakresie integracji WAPRO Mag z systemem DMS (Document Management System) lub prostym rozwiązaniem skanowania dokumentów z powiązaniem z dokumentami w bazie. Każdemu dokumentowi w WAPRO Mag można przypiąć skan papierowego oryginału.
Archiwizacja zgodna z wymogami podatkowymi
Ustawa o rachunkowości i przepisy podatkowe wymagają przechowywania dokumentów przez 5 lat (od końca roku, w którym upłynął termin płatności zobowiązania). Archiwa WAPRO Mag spełniają ten wymóg pod warunkiem zapewnienia możliwości odczytu danych przez cały wymagany okres. Serwisant doradza w zakresie polityki archiwizacji i przechowywania danych zgodnej z wymogami prawnymi.
Backup baz archiwalnych
Bazy archiwalne wymagają równie starannej ochrony jak baza aktywna. Serwisant konfiguruje backup baz archiwalnych w ramach ogólnej strategii backupu SQL Server. Backup bazy archiwalnej może być wykonywany rzadziej (np. tygodniowo) niż backup bazy aktywnej, ale musi być wykonywany i przechowywany przez odpowiedni okres. Utrata bazy archiwalnej oznacza utratę dokumentów wymaganych przez prawo.
