Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny, rządowy system wystawiania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, który stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT. WAPRO Kaper i ekosystem WAPRO przygotowują się do integracji z KSeF – umożliwiając wystawianie, odbieranie i archiwizację faktur w formacie FA_VAT przez API Ministerstwa Finansów. Nasz serwis wdraża integrację systemu WAPRO z KSeF dla firm i biur rachunkowych.
Wdrożenie KSeF to projekt, który wymaga przygotowania technicznego (aktualizacja programu, konfiguracja certyfikatu lub tokenu API) i organizacyjnego (aktualizacja procesów wystawiania faktur). Pomagamy przeprowadzić wdrożenie sprawnie i przed terminem obowiązkowego startu.
Jak KSeF zmienia wystawianie faktur w WAPRO Kaper
Po wdrożeniu KSeF każda faktura wystawiona w WAPRO (przez Kaper, Mag lub Fakir) jest automatycznie przesyłana do systemu KSeF Ministerstwa Finansów i otrzymuje unikalny numer KSeF. Faktura jest ważna prawnie dopiero po nadaniu numeru KSeF. Odbiorca może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF bez konieczności przesyłania PDF pocztą e-mail. WAPRO przygotowuje aktualizację, która obsługuje cały ten cykl: wysyłkę do KSeF, odbiór numeru i archiwizację faktury w KSeF.
Wymagania techniczne integracji z KSeF
Integracja WAPRO Kaper z KSeF wymaga: aktualizacji WAPRO do wersji obsługującej API KSeF, uzyskania tokenu autoryzacyjnego lub certyfikatu kwalifikowanego do autoryzacji w API KSeF, konfiguracji połączenia WAPRO z API KSeF (adres środowiska testowego lub produkcyjnego MF), konfiguracji ról w KSeF (kto może wystawiać faktury, kto może je odczytywać). Konfigurację przeprowadzamy na środowisku testowym MF, weryfikujemy poprawność przesyłanych faktur i dopiero po testach przechodzimy na produkcję.
Obsługa faktur przychodzących z KSeF
KSeF umożliwia też pobieranie faktur zakupowych wystawionych przez dostawców. WAPRO Kaper może automatycznie pobierać nowe faktury z KSeF i importować je do rejestru zakupów VAT. Konfigurujemy harmonogram pobierania (np. co godzinę) i weryfikujemy, czy importowane faktury trafiają do właściwych rejestrów. Ta funkcja znacznie przyspiesza ewidencjonowanie zakupów – eliminując ręczne przepisywanie danych z otrzymanych faktur PDF.
Archiwizacja faktur w KSeF a obowiązki przechowywania
Faktury ustrukturyzowane w KSeF są automatycznie archiwizowane przez MF przez 10 lat. Zwalnia to podatnika z obowiązku samodzielnego przechowywania tych faktur (w zakresie, w jakim są w KSeF). Niemniej, WAPRO Kaper zachowuje kopię faktury lokalnie dla sprawnego dostępu bez konieczności łączenia z API MF każdorazowo. Pomagamy skonfigurować właściwą politykę archiwizacji: co trafia do KSeF, co jest przechowywane lokalnie, jak długo. Dokumentujemy politykę archiwizacji dla celów audytowych.
