Przejście z faktur papierowych na Krajowy System e-Faktur zmienia nie tylko sposób wysyłki dokumentu, ale i moment jego wystawienia oraz zasady archiwizacji. Firmy, które przygotują się wcześniej, przechodzą przez tę zmianę spokojnie; te, które czekają do ostatniej chwili, robią to w pośpiechu i z błędami.
Przygotowujemy firmy korzystające z programów WAPRO do pracy z KSeF, czyli Krajowym Systemem e-Faktur.
Co się zmienia w praktyce
Faktura powstaje w systemie centralnym, a nie w drukarce. Zmienia się moment wystawienia, sposób doręczenia kontrahentowi i miejsce przechowywania dokumentu. Omawiamy te różnice z osobami, które faktycznie wystawiają dokumenty.
Uprawnienia i dostęp
Konfigurujemy uprawnienia do wystawiania i pobierania faktur, w tym dla biura rachunkowego. Ustalamy, kto działa w imieniu firmy i jak nadaje się dostęp nowemu pracownikowi.
Przygotowanie danych
Porządkujemy kartotekę kontrahentów i dane firmy – numery identyfikacyjne, adresy, formy płatności. Błędy w tych polach są najczęstszą przyczyną odrzucenia dokumentu.
Praca równoległa w okresie przejściowym
Przez ustalony czas firma wystawia dokumenty w obu formach, a my porównujemy wyniki. Dopiero zgodność rejestrów kończy etap przejściowy.
Archiwum i dostęp do dokumentów
Ustalamy zasady pobierania i przechowywania dokumentów na potrzeby firmy oraz sposób udostępniania ich kontrahentom, którzy nadal proszą o plik PDF.
