Długoterminowe umowy handlowe z klientami i dostawcami wymagają ewidencji uzgodnionych warunków – cen, terminów, limitów kredytowych i wolumenów. Wapro umożliwia parametryzację warunków umownych bezpośrednio w systemie ERP, dzięki czemu każdy wystawiany dokument automatycznie respektuje warunki obowiązującej umowy.
Kartoteka umów w Wapro Mag
Wapro Mag pozwala powiązać z kontrahentem indywidualne warunki handlowe wynikające z umowy: stały cennik lub poziom rabatu (procent rabatu negocjowanego), termin płatności (np. 60 dni netto), maksymalny limit kredytowy (blokada sprzedaży po przekroczeniu), minimalną wartość zamówienia, warunki dostawy, waluty rozliczeń. Parametry te są stosowane automatycznie przy tworzeniu dokumentów sprzedaży dla danego kontrahenta, bez konieczności ręcznego ich wprowadzania przy każdej transakcji. Zmiana warunków umowy wymaga wyłącznie aktualizacji w kartotece.
Umowy ramowe i zamówienia częściowe
Duże kontrakty handlowe często mają postać umów ramowych: klient zamawia łącznie 1000 sztuk towaru przez rok, realizując zamówienia częściowe po 100 sztuk co miesiąc. Wapro Mag obsługuje umowy ramowe – po zarejestrowaniu umowy system śledzi, ile sztuk zostało już zamówione i dostarczone w ramach kontraktu, a ile pozostaje do realizacji. Pracownik obsługujący klienta widzi saldo kontraktu i może ocenić, ile towaru pozostało do zrealizowania w ramach uzgodnionych warunków cenowych.
Kontrola limitów kredytowych i terminów płatności
Jednym z najważniejszych aspektów zarządzania kontraktami jest kontrola ekspozycji kredytowej wobec kontrahentów. Wapro Mag monitoruje sumę otwartych należności każdego klienta i porównuje ją z ustalonym limitem kredytowym. Przy próbie wystawienia kolejnego dokumentu sprzedaży dla klienta, który przekroczył limit, system ostrzega użytkownika lub blokuje wystawienie dokumentu (w zależności od ustawień). Kontrola limitów kredytowych jest szczególnie ważna przy sprzedaży hurtowej z odroczonymi płatnościami.
Analiza realizacji umów i monitorowanie kontrahentów
Wapro umożliwia bieżące monitorowanie realizacji umów handlowych: zestawienie obrotów z kontrahentem w danym okresie (porównanie z planem umownym), historia transakcji i faktur, analiza terminowości płatności (wczesne wykrycie kontrahenta zaczynającego płacić z opóźnieniem), rentowność kontrahenta (porównanie marż na transakcjach z nim). Regularne analizy realizacji umów pomagają podejmować decyzje o renegocjacji warunków lub zmianie polityki kredytowej wobec konkretnych klientów.
Zarządzanie umowami Wapro – konfiguracja i szkolenie
Prawidłowa konfiguracja parametrów umownych w Wapro wymaga zrozumienia możliwości systemu i dopasowania ich do struktury umów stosowanych w firmie. Pomagamy w konfiguracji warunków handlowych, limitów kredytowych i cenników kontraktowych w Wapro Mag, a także w szkoleniu pracowników obsługi klienta z korzystania z tych funkcji. Zapraszamy do kontaktu w celu omówienia zakresu wsparcia dla Twojej firmy.
