Import paragonów i faktur do systemu księgowego zdejmuje z biura rachunkowego najbardziej żmudną część pracy – ręczne przepisywanie dokumentów. Warunkiem jest jednak uporządkowany sposób dostarczania dokumentów przez klienta i konsekwentne reguły rozpoznawania danych.
Konfigurujemy import dokumentów w Portalu eBiuro i ustawiamy reguły, które ograniczają liczbę pozycji wymagających poprawy ręcznej.
Źródła dokumentów
Dokumenty mogą wpływać ze skanera, z aplikacji mobilnej klienta, mailem albo elektronicznie. Ustalamy jedną, obowiązującą ścieżkę – najwięcej błędów bierze się z tego, że ten sam dokument trafia dwiema drogami.
Rozpoznawanie danych
Konfigurujemy rozpoznawanie numeru dokumentu, dat, kwot i stawek podatku oraz przypisywanie kontrahenta po numerze identyfikacyjnym. Ustawiamy próg, powyżej którego dokument idzie do weryfikacji ręcznej.
Kontrola duplikatów
Włączamy wykrywanie dokumentów wprowadzonych dwa razy. Paragon sfotografowany i dostarczony później w oryginale to klasyczny przypadek podwójnego księgowania.
Dekretacja
Ustawiamy reguły przypisywania kont i rodzajów kosztów według kontrahenta lub treści dokumentu, z możliwością ręcznej korekty przed zaksięgowaniem.
Archiwum
Konfigurujemy przechowywanie obrazów dokumentów powiązanych z zapisem księgowym, żeby przy kontroli nie trzeba było szukać papieru.
