Symfonia Start – archiwizacja starych danych to proces porządkowania i bezpiecznego przechowywania danych firmy z zamkniętych już okresów rozliczeniowych, które nie są potrzebne w codziennej pracy, ale muszą pozostać dostępne na wypadek kontroli lub potrzeby wglądu historycznego.
Odpowiednio przeprowadzona archiwizacja odciąża bieżący katalog danych, ułatwia jego przenoszenie i kopiowanie, a jednocześnie zabezpiecza dane historyczne przed przypadkową utratą.
W artykule opisujemy, jak podejść do archiwizacji starych danych w programie oraz na co zwrócić uwagę, aby dane pozostały czytelne i dostępne w przyszłości.
Po co archiwizować stare dane
Z biegiem lat katalog danych firmy w Symfonii Start rośnie – gromadzi kolejne dokumenty sprzedaży, zapisy księgowe i rejestry z minionych okresów rozliczeniowych. Duży zbiór danych bieżących może spowalniać pracę programu oraz utrudniać wykonywanie i przenoszenie kopii zapasowych.
Kiedy warto zarchiwizować dane
Archiwizację warto rozważyć po zamknięciu roku obrotowego lub po upływie okresu, w którym dane danego roku nie są już potrzebne do bieżącej pracy, a jedynie do ewentualnego wglądu historycznego czy kontroli.
Proces archiwizacji
Archiwizacja starych danych w praktyce polega na wykonaniu pełnej, sprawdzonej kopii danych z zamkniętego okresu i przeniesieniu jej do osobnej, opisanej lokalizacji, niezależnej od bieżącego katalogu roboczego programu.
Co powinna zawierać archiwizacja
- kompletny katalog danych firmy z danego okresu rozliczeniowego,
- informację o wersji programu, w której dane były prowadzone,
- datę wykonania archiwizacji oraz opis zawartości,
- potwierdzenie, że archiwum zostało poprawnie zapisane i jest czytelne.
Miejsce przechowywania archiwum
Zarchiwizowane dane najlepiej przechowywać w co najmniej dwóch niezależnych lokalizacjach, na przykład na zewnętrznym nośniku oraz w formie dodatkowej kopii w innym bezpiecznym miejscu, aby awaria jednego nośnika nie oznaczała utraty danych historycznych.
Dostęp do zarchiwizowanych danych
W razie potrzeby wglądu w dane z zamkniętego okresu – na przykład podczas kontroli – archiwum można otworzyć w osobnej instalacji programu lub tymczasowo podmienić katalog danych, nie naruszając przy tym danych bieżących.
Zachowanie czytelności archiwum w czasie
Warto pamiętać, że archiwum powinno pozostać czytelne również po ewentualnej zmianie wersji programu w przyszłości, dlatego przy archiwizacji dobrze jest odnotować, w jakiej wersji Symfonii Start dane zostały zapisane.
Podsumowanie
Regularna archiwizacja starych danych utrzymuje porządek w bieżącej pracy programu i jednocześnie zabezpiecza historię firmy na wypadek przyszłej potrzeby jej odtworzenia lub wglądu podczas kontroli.
