Ewidencja czasu pracy jest dokumentem, który kontrolujący sprawdza w pierwszej kolejności. Braki w godzinach, nierozliczone nadgodziny albo nieobecności bez podstawy oznaczają nie tylko błędne wynagrodzenia, ale też realne ryzyko przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Porządkujemy ewidencję czasu pracy i doprowadzamy ją do zgodności z rzeczywistym przebiegiem zatrudnienia.
Ustalenie nieprawidłowości
Sporządzamy zestawienie pracowników i okresów, w których ewidencja jest niekompletna albo niezgodna z normą czasu pracy.
Braki w danych
Uzupełniamy dni bez wpisu, ustalając z przełożonymi, czy była to praca, nieobecność usprawiedliwiona czy dzień wolny.
Nadgodziny
Sprawdzamy, czy godziny nadliczbowe zostały rozliczone i czy naliczono właściwe dodatki albo udzielono czasu wolnego.
Nieobecności
Weryfikujemy zgodność wpisów o nieobecnościach z dokumentami: zwolnieniami, wnioskami urlopowymi i oświadczeniami.
Import z rejestracji
Gdy dane pochodzą z systemu rejestracji wejść, sprawdzamy poprawność importu i sposób traktowania zdarzeń niepełnych.
Korekta wynagrodzeń
Ustalamy, czy poprawiona ewidencja zmienia wypłacone wynagrodzenia, i przygotowujemy odpowiednie korekty.
Zamknięcie okresu
Po uporządkowaniu zamykamy okres rozliczeniowy i sprawdzamy bilans godzin.
Zapobieganie
Wskazujemy miejsca w obiegu dokumentów, które pozwalały brakom powstawać.
Odpoczynek dobowy i tygodniowy
Sprawdzamy zachowanie wymaganych okresów odpoczynku, bo ich naruszenie bywa niewidoczne w wynagrodzeniu, a jest jednym z pierwszych elementów badanych podczas kontroli warunków zatrudnienia.
