Baza danych Streamsoft Prestiż rośnie z każdą transakcją — po kilku latach intensywnej pracy może zawierać dziesiątki gigabajtów danych historycznych, których bezpośredni dostęp jest rzadko wymagany w codziennej pracy, ale spowalnia system i komplikuje zarządzanie bazą. Archiwizacja historycznych danych pozwala utrzymać optymalną wydajność systemu produkcyjnego przy zachowaniu dostępu do archiwum.
Serwis Wiatraczna przeprowadza archiwizację danych systemowych Streamsoft Prestiż, przenosząc historyczne dane do archiwum przy zachowaniu ich dostępności i zgodności z wymaganiami przechowywania dokumentacji finansowej.
Archiwizacja danych systemowych Streamsoft Prestiż
Archiwizacja danych ERP to nie tylko kwestia wydajności — to też wymóg prawny. Przepisy rachunkowe i podatkowe nakazują przechowywanie dokumentacji finansowej przez 5 lat (faktury, księgi rachunkowe) lub dłużej (w przypadku sporów lub kontroli). Archiwizacja w Streamsoft Prestiż musi zapewniać dostępność zarchiwizowanych danych dla celów audytu i kontroli przy jednoczesnym odciążeniu systemu produkcyjnego.
Analiza danych kwalifikujących się do archiwizacji
Identyfikujemy dane, które mogą być bezpiecznie zarchiwizowane: zamknięte lata obrotowe starsze niż wymagany przez przepisy okres czynnego przechowywania, nieaktywne konta kontrahentów i towary bez obrotów, historia logów i audytów starszych niż zdefiniowany okres retencji. Analizujemy powiązania między tabelami, by upewnić się, że archiwizacja konkretnych danych nie naruszy integralności systemu produkcyjnego.
Strategia archiwizacji dostosowana do przepisów
Projektujemy strategię archiwizacji uwzględniającą wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji finansowej. Oceniamy dostępne metody: archiwizacja do oddzielnej bazy danych SQL Server (z możliwością dostępu przez Prestiż), eksport do bezpiecznych plików PDF lub XML z podpisem kwalifikowanym, archiwizacja do zewnętrznego systemu zarządzania dokumentami. Dla każdej metody oceniamy koszty, dostępność i bezpieczeństwo przechowywania.
Przeprowadzenie archiwizacji i weryfikacja
Archiwizację przeprowadzamy etapowo, zaczynając od najstarszych danych. Przed każdym etapem tworzymy backup bazy produkcyjnej jako punkt bezpieczeństwa. Przenosimy dane do archiwum weryfikując kompletność na każdym kroku. Po przeniesieniu danych potwierdzamy, że archiwum jest kompletne i dostępne, a system produkcyjny działa prawidłowo bez zarchiwizowanych danych. Weryfikujemy wydajność systemu po archiwizacji.
Zarządzanie archiwum i polityka retencji
Wdrażamy procedury zarządzania archiwum: politykę retencji danych historycznych, procedurę dostępu do archiwum (kto, kiedy i w jakim celu może przeglądać archiwalne dane), plan cyklicznej archiwizacji nowych danych historycznych. Dokumentujemy zawartość archiwum w sposób umożliwiający sprawne zlokalizowanie konkretnych dokumentów podczas kontroli skarbowej lub audytu.
Skontaktuj się z Serwisem Wiatraczna
Archiwizacja danych Streamsoft Prestiż poprawia wydajność systemu i zapewnia zgodność z wymogami prawnymi. Skontaktuj się z nami — przeprowadzimy archiwizację bezpiecznie i zgodnie z przepisami rachunkowymi.
