Elektroniczna wymiana dokumentów (EDI) eliminuje ręczne przepisywanie zamówień i faktur między systemami partnerów handlowych. Sieci handlowe i logistyczne wymagają od swoich dostawców obsługi EDI – wdrożenie odpowiedniego rozwiązania jest warunkiem współpracy z tymi partnerami.
Czym jest EDI i jakie dokumenty obejmuje
EDI (Electronic Data Interchange) to standardowa elektroniczna wymiana dokumentów handlowych między systemami informatycznymi partnerów bez ingerencji człowieka. Typowe dokumenty wymieniane przez EDI: ORDERS (zamówienie zakupu od klienta sieci), ORDRSP (potwierdzenie zamówienia przez dostawcę), DESADV (awizo dostawy – lista towarów w przesyłce), INVOIC (faktura elektroniczna), RECADV (potwierdzenie odbioru). Standardy EDI (EDIFACT, ANSI X12) są niezależne od systemów ERP uczestniczących w wymianie, dzięki czemu różne systemy mogą się ze sobą komunikować.
Kto wymaga EDI od dostawców
EDI jest standardem w relacjach z: dużymi sieciami handlowymi (Lidl, Biedronka, Kaufland, Tesco, Carrefour, Makro), sieciami DIY (Castorama, Leroy Merlin, OBI), sieciami drogeryjnymi (Rossmann, Hebe), dystrybutorami farmaceutycznymi, sieciami logistycznymi (Amazon, Raben, DPD). Dostawca chcący nawiązać współpracę z tymi podmiotami musi wdrożyć EDI w ciągu narzuconego przez partnera terminu. Brak EDI praktycznie uniemożliwia dostawę do sieci – zamówienia wymagają automatycznej obsługi przy setkach dostaw dziennie.
Integracja EDI z programem ERP
Komunikat EDI musi być przetworzony przez system ERP dostawcy: zamówienie ORDERS musi stworzyć dokument zamówienia w ERP, awizo DESADV musi być wygenerowane z dokumentu WZ w ERP, faktura INVOIC musi być wygenerowana z faktury w ERP. Integracja realizowana jest przez platformę EDI (oprogramowanie pośredniczące, np. Comarch EDI, SPS Commerce, GS1 Poland) lub przez konektor bezpośredni w systemie ERP. Platforma EDI tłumaczy format wewnętrzny ERP na standardowy format EDIFACT/XML i odwrotnie, a także zarządza komunikacją z partnerem.
Kody EAN i SSCC w wymianie EDI
EDI opiera się na globalnych standardach GS1 identyfikacji towarów i lokalizacji. Każdy towar wysyłany do sieci musi mieć unikalny kod EAN (GTIN). Każda paleta lub zbiorczy opakowanie transportowe oznaczone są kodem SSCC (Serial Shipping Container Code) zawartym w awizo DESADV. System ERP musi obsługiwać kodowanie GS1 i generować etykiety logistyczne z kodami SSCC. Brak prawidłowych kodów EAN i SSCC jest jednym z najczęstszych problemów przy wdrożeniu EDI z sieciami handlowymi.
Wdrożenie EDI – kompleksowe wsparcie
Wdrożenie EDI to projekt wymagający wiedzy o standardach i doświadczenia w integracji. Pomagamy firmom wdrożyć EDI z konkretnymi partnerami handlowymi: dobór odpowiedniej platformy EDI, integracja z systemem ERP, konfiguracja komunikatów wymaganych przez partnera, testy z partnerem i certyfikacja, go-live i monitoring pierwszych dostaw. Zrealizowane przez nas projekty EDI obejmują integracje z największymi sieciami handlowymi w Polsce. Zapraszamy do kontaktu, aby omówić wymagania konkretnego partnera.
