Firmy świadczące usługi serwisowe zawierają z klientami umowy serwisowe lub SLA (Service Level Agreement) określające zakres i warunki obsługi. System ERP z modułem serwisowym pomaga zarządzać umowami, planować wizyty serwisowe i rozliczać faktury w sposób zgodny z warunkami każdej umowy.
Typy umów serwisowych i ich parametry
Umowa serwisowa może mieć różne formy: ryczałt miesięczny (stała opłata niezależna od liczby interwencji serwisowych), abonament z pakietem godzin (np. 10 godzin serwisu w miesiącu, nadwyżka fakturowana osobno), pay-as-you-go (każda wizyta lub godzina fakturowana osobno), gwarancja (bezpłatny serwis przez określony czas od zakupu), pakiet preventive maintenance (regularne przeglądy w ustalonych odstępach czasu). System ERP przechowuje warunki każdej umowy i automatycznie stosuje właściwy model rozliczenia przy generowaniu faktur.
Planowanie harmonogramu wizyt serwisowych
Umowy serwisowe z przeglądem prewencyjnym (PM) wymagają zaplanowania regularnych wizyt serwisowych u klientów. System ERP z modułem planowania serwisu generuje harmonogram wizyt PM na podstawie: cyklu przeglądów (co miesiąc, co kwartał, co roku), lokalizacji klienta (optymalizacja trasy serwisanta), dostępności serwisantów (urlopy, inne zlecenia). Automatyczne przypomnienia informują serwisanta o zbliżających się wizytach. Regularne PM zapobiegają awariom (prewencja zamiast naprawy), co jest korzystne zarówno dla klienta, jak i dla firmy serwisowej (mniej kosztownych napraw awaryjnych).
Rejestracja zleceń serwisowych w ramach umowy
Przy każdej interwencji serwisowej (planowanej lub awaryjnej) tworzone jest zlecenie serwisowe powiązane z umową klienta. Zlecenie zawiera: opis zgłoszonego problemu, czas reakcji (od zgłoszenia do przyjazdu serwisanta – weryfikacja SLA), dane serwisanta realizującego zlecenie, czas pracy poświęcony na naprawę, użyte części i materiały, protokół zakończenia zlecenia z podpisem klienta. System automatycznie weryfikuje, czy czas reakcji mieści się w parametrach SLA i flaguje zlecenia, przy których SLA zostało naruszone.
Fakturowanie usług serwisowych
Fakturowanie z tytułu umów serwisowych jest złożone: ryczałt miesięczny fakturowany jest automatycznie cyklicznie, godziny ponadabonamentowe fakturowane są po zakończeniu miesiąca na podstawie zrealizowanych zleceń, usługi PM mogą być wliczone w ryczałt lub fakturowane osobno, części zamienne fakturowane są osobno lub w pakiecie z usługą. System ERP zbiera wszystkie należności z tytułu umowy serwisowej i generuje zbiorczą fakturę miesięczną z zestawieniem zrealizowanych usług. Przejrzysty rachunek buduje zaufanie klienta do firmy serwisowej.
Wdrożenie modułu serwisowego w ERP
Konfiguracja modułu serwisowego w systemie ERP obejmuje szablony umów, parametry SLA, typy zleceń i schematy fakturowania. Pomagamy firmom serwisowym wdrożyć moduł zarządzania umowami i zleceniami serwisowymi w systemach ERP. Efektem jest mniejsza pracochłonność obsługi, lepsza kontrola kosztów i wyższa jakość obsługi klientów. Zapraszamy do kontaktu.
