Comarch DMS to system elektronicznego zarządzania dokumentami (Document Management System), który porządkuje obieg pism, umów, wniosków i innej dokumentacji firmowej. Zamiast krążących po biurze papierowych dokumentów i gubionych w skrzynkach mailowych załączników, firma zyskuje jedno miejsce, w którym każdy dokument ma okreslona ścieżkę akceptacji i jest łatwo dostępny do wyszukania.
To rozwiązanie dla firm, które chcą uporządkować procesy wewnętrzne i skrócić czas oczekiwania na akceptacje dokumentów. W praktyce oznacza to koniec sytuacji, w której ważny dokument leży tygodniami na czyims biurku, bo nikt nie wiedział, ze wymaga podpisu lub akceptacji.
Elektroniczny obieg i akceptacja dokumentów
Comarch DMS pozwala zdefiniować ścieżki obiegu dla różnych typów dokumentów - od wniosków urlopowych, przez zamówienia wewnętrzne, po umowy z kontrahentami. Każdy dokument trafia automatycznie do odpowiedniej osoby decyzyjnej, ktora może go zaakceptować, odrzucić lub przekazać do konsultacji, a cały proces jest rejestrowany i możliwy do prosledzenia w każdej chwili. System może również automatycznie przypominać osobom odpowiedzialnym o oczekujących na decyzje dokumentach, co znacząco skraca czas potrzebny na finalna akceptacje.
Archiwizacja i szybkie wyszukiwanie
Wszystkie dokumenty trafiające do systemu sa katalogowane i archiwizowane w sposób umożliwiający szybkie odnalezienie potrzebnego pisma czy umowy, bez przeszukiwania segregatorow lub skrzynek mailowych poszczególnych pracowników. To istotne ułatwienie zarówno w codziennej pracy, jak i podczas kontroli czy audytów, kiedy trzeba szybko przedstawić komplet dokumentacji dotyczącej konkretnej sprawy czy okresu rozliczeniowego.
Wdrożenie DMS dopasowane do procesów firmy
Skuteczne wdrożenie Comarch DMS wymaga zmapowania rzeczywistych procesów obiegu dokumentów w firmie i odzwierciedlenia ich w konfiguracji systemu, tak aby ścieżki akceptacji odpowiadały faktycznej strukturze decyzyjnej organizacji. Pomożemy zaprojektować ścieżki akceptacji, role użytkowników oraz integracje z innymi modułami Comarch ERP, tak aby system realnie odciążył pracowników od papierowej biurokracji. Zapraszamy do kontaktu w celu omówienia zakresu wdrożenia.
