Tabele przestawne to najszybszy sposób, żeby z kilkunastu tysięcy wierszy w Excelu wyciągnąć konkretną odpowiedź: ile sprzedaliśmy w danym miesiącu, który klient generuje największą marżę, gdzie rosną koszty. Cała analiza sprowadza się do przeciągnięcia pól, bez pisania formuł.
Uczymy zespoły korzystać z tabel przestawnych na własnych danych firmy, a nie na przykładach z podręcznika.
Dane, z których da się zbudować tabelę
Warunek jest jeden: dane muszą być w formie listy – jeden nagłówek na górze, jeden rekord w wierszu, bez scalonych komórek i pustych wierszy w środku. Najwięcej czasu na szkoleniach zajmuje właśnie doprowadzenie arkusza do tej postaci, a nie sama tabela.
Układ: wiersze, kolumny, wartości, filtry
Pokazujemy, jak dobierać pola do obszarów tabeli i jak to samo zestawienie pokazać z różnych stron – po miesiącach, po produktach, po handlowcach. Do tego filtry i fragmentatory, które pozwalają zawęzić widok bez przebudowywania raportu.
Sposoby podsumowania i pola obliczeniowe
Suma to nie jedyna opcja: średnia, liczba, udział procentowy w kolumnie czy różnica względem poprzedniego okresu odpowiadają na zupełnie inne pytania. Konfigurujemy też pola obliczeniowe, gdy potrzebny jest wskaźnik, którego w danych źródłowych nie ma.
Odświeżanie i praca na aktualnych danych
Ustawiamy źródło jako tabelę Excela albo połączenie zewnętrzne, dzięki czemu po dołożeniu nowych wierszy raport wystarczy odświeżyć. To eliminuje najczęstszy błąd – analizę na danych sprzed kwartału.
Wykresy przestawne i raporty dla zarządu
Na końcu budujemy wykres przestawny powiązany z tabelą i układamy z tego jednostronicowy raport, który aktualizuje się razem z danymi.
