Microsoft Whiteboard to cyfrowa tablica do wspólnej pracy wizualnej, która pozwala zespołowi rysować, szkicować i notować pomysły w czasie rzeczywistym, niezależnie od tego, gdzie fizycznie znajdują się jej uczestnicy. Sprawdza się podczas burzy mózgów, warsztatów projektowych czy planowania procesów, gdzie tradycyjna tablica flipchart nie pozwoliłaby na udział osób pracujących zdalnie. Jako integrator IT pomagamy firmom wdrożyć Whiteboard jako naturalne uzupełnienie spotkań w Microsoft Teams.
Konfigurujemy dostęp do tablic w organizacji, integrację z Teams podczas spotkań online oraz porządkujemy sposób archiwizowania i udostępniania efektów warsztatów. Coraz więcej zespołów hybrydowych traktuje Whiteboard jako naturalne rozszerzenie sali konferencyjnej, w której część osób siedzi przy stole, a część łączy się zdalnie z laptopa.
Wspólna praca wizualna w czasie rzeczywistym
Whiteboard umożliwia jednoczesną pracę wielu osób na tej samej tablicy – każdy uczestnik widzi ruchy kursorów pozostałych osób oraz zmiany wprowadzane na bieżąco, bez potrzeby odświeżania czy zapisywania pliku. Dostępne są narzędzia do rysowania odręcznego, dodawania karteczek samoprzylepnych, kształtów, tekstu oraz obrazów, co czyni tablicę uniwersalnym miejscem do prowadzenia warsztatów projektowych, map myśli czy planowania procesów, również przy udziale osób pracujących zdalnie. Pomagamy skonfigurować szablony tablic dopasowane do często powtarzanych w firmie formatów spotkań, na przykład retrospektyw zespołowych czy sesji planowania sprintu, tak aby zespół nie zaczynał każdego spotkania od pustej, nieopisanej tablicy.
Integracja ze spotkaniami Teams
Podczas spotkania online w Teams Whiteboard można udostępnić bezpośrednio jako ekran współdzielony, na którym wszyscy uczestnicy – nie tylko prowadzący – mogą jednocześnie coś dopisać lub narysować, co znacznie zwiększa zaangażowanie w porównaniu do biernego oglądania prezentacji. Konfigurujemy ustawienia uprawnień tak, aby w zależności od charakteru spotkania tablica była w pełni edytowalna przez wszystkich albo dostępna tylko do przeglądania dla części uczestników. Dbamy też o to, by tablice pozostawały dostępne po zakończeniu spotkania, dzięki czemu zespół może wrócić do ustaleń bez konieczności robienia zrzutów ekranu czy przepisywania notatek.
Archiwizacja i udostępnianie efektów pracy
Po zakończonym warsztacie tablicę można zapisać, eksportować jako obraz lub udostępnić dalej wybranym osobom w organizacji, które nie brały udziału w samym spotkaniu. Pomagamy ustalić politykę porządkowania tablic – na przykład nazewnictwo według projektów i dat – tak by po kilku miesiącach firma nie miała dziesiątek nieopisanych tablic bez możliwości odnalezienia konkretnych ustaleń. Wdrożenie obejmuje również krótkie szkolenie zespołu z obsługi narzędzi rysowania i karteczek, dzięki czemu pierwsze spotkanie z użyciem Whiteboard przebiega sprawnie, a nie na uczeniu się interfejsu zamiast realnej pracy nad projektem. Podpowiadamy też, jak łączyć Whiteboard z Loop lub Plannerem, gdy ustalenia z tablicy mają przełożyć się na konkretne, przypisane zadania w dalszej pracy zespołu.
