Powiadomienia SMS to sposób, w jaki na bieżąco informujemy klientów o postępach prac nad ich sprzętem. W Serwisie Laptopów i Komputerów Stacjonarnych Wiatraczna klient otrzymuje wiadomość tekstową na kluczowych etapach realizacji zlecenia, bez konieczności samodzielnego dopytywania o status naprawy telefonicznie lub osobiście w siedzibie serwisu. Cały proces jest w pełni zautomatyzowany.
Krok 1: Rejestracja numeru kontaktowego
Podstawą działania systemu powiadomień jest poprawne zarejestrowanie numeru telefonu klienta już podczas przyjmowania zgłoszenia serwisowego, zanim rozpoczną się jakiekolwiek prace naprawcze przy sprzęcie.
- Zapisanie numeru telefonu w karcie zlecenia
- Potwierdzenie zgody klienta na otrzymywanie powiadomień SMS
- Weryfikacja poprawności zapisanego numeru telefonu
- Powiązanie numeru z konkretnym numerem zlecenia serwisowego
- Ustalenie preferowanej pory kontaktu telefonicznego
Krok 2: Powiadomienie o przyjęciu sprzętu
Pierwsza wiadomość SMS wysyłana jest zaraz po zarejestrowaniu zlecenia i potwierdza, że sprzęt został formalnie przyjęty do serwisu wraz z opisem zgłoszonego problemu.
- Potwierdzenie przyjęcia sprzętu do naprawy
- Podanie numeru zlecenia jako punktu odniesienia
- Informacja o dalszych krokach procesu serwisowego
- Wskazanie orientacyjnego terminu rozpoczęcia diagnostyki
Krok 3: Powiadomienia na kolejnych etapach naprawy
W trakcie realizacji zlecenia klient otrzymuje kolejne wiadomości informujące o istotnych zmianach statusu, na przykład zakończeniu diagnostyki czy rozpoczęciu naprawy.
- Powiadomienie o zakończeniu diagnostyki
- Informacja o rozpoczęciu prac naprawczych
- Powiadomienie w przypadku konieczności akceptacji dodatkowych czynności
- Informacja o ewentualnym wydłużeniu czasu realizacji zlecenia
- Krótka informacja o rodzaju wykonywanych czynności serwisowych
Krok 4: Powiadomienie o zakończeniu naprawy
Ostatnia wiadomość SMS wysyłana jest, gdy sprzęt jest gotowy do odbioru, co pozwala klientowi zaplanować wizytę w serwisie w dogodnym dla siebie terminie.
- Informacja o zakończeniu naprawy i gotowości sprzętu do odbioru
- Przypomnienie o godzinach otwarcia serwisu
- Podanie numeru zlecenia niezbędnego przy odbiorze sprzętu
- Wskazanie dokumentów wymaganych przy odbiorze gotowego sprzętu
Krok 5: Możliwość rezygnacji lub zmiany preferencji powiadomień
Klient w każdej chwili może zmienić sposób, w jaki chce być informowany o postępach naprawy, co uwzględniamy w dokumentacji zlecenia.
- Możliwość rezygnacji z powiadomień SMS na rzecz innej formy kontaktu
- Aktualizacja preferencji komunikacyjnych w karcie klienta
- Potwierdzenie zmiany ustawień powiadomień
- Uwzględnienie życzenia klienta co do godzin, w których mogą być wysyłane wiadomości
- Możliwość dodania drugiego numeru kontaktowego do zlecenia serwisowego
Podsumowanie
System powiadomień SMS pozwala klientom na bieżąco śledzić status swojego zlecenia bez konieczności telefonicznego kontaktu z serwisem. Wiadomości wysyłane są na każdym istotnym etapie – od przyjęcia sprzętu aż po informację o jego gotowości do odbioru przez klienta, co znacząco ułatwia planowanie odbioru.
