Powiadomienia mailowe to alternatywna forma informowania klientów o postępach prac serwisowych, uzupełniająca komunikację telefoniczną i SMS-ową. W Serwisie Laptopów i Komputerów Stacjonarnych Wiatraczna wiadomości e-mail zawierają szczegółowe informacje o statusie zlecenia, które klient może zachować w swojej skrzynce pocztowej na przyszłość, bez obawy o ich zagubienie czy pomyłkę.
Krok 1: Rejestracja adresu e-mail przy przyjęciu zlecenia
Podstawą sprawnej komunikacji mailowej jest poprawne zapisanie adresu e-mail klienta już na etapie przyjmowania sprzętu do serwisu, wraz z potwierdzeniem zgody na taką formę kontaktu elektronicznego.
- Zapisanie adresu e-mail w karcie zlecenia
- Potwierdzenie zgody klienta na komunikację elektroniczną
- Weryfikacja poprawności wprowadzonego adresu e-mail
- Powiązanie adresu z numerem zlecenia serwisowego
- Sprawdzenie, czy wiadomości testowe trafiają poprawnie do skrzynki
Krok 2: Wiadomość potwierdzająca przyjęcie sprzętu
Pierwszy e-mail wysyłany jest po zarejestrowaniu zlecenia i zawiera podstawowe informacje o przyjętym sprzęcie oraz zgłoszonej usterce opisanej przez klienta.
- Potwierdzenie przyjęcia sprzętu wraz z opisem zgłoszonego problemu
- Podanie numeru zlecenia i danych kontaktowych serwisu
- Informacja o przewidywanym czasie trwania diagnostyki
- Wskazanie sposobu dalszego kontaktu w sprawie zlecenia
Krok 3: Wiadomości na kolejnych etapach realizacji
W trakcie trwania naprawy klient otrzymuje kolejne wiadomości e-mail zawierające bardziej szczegółowe informacje niż w przypadku krótkich SMS-ów, w tym opis wykonanych czynności serwisowych.
- Szczegółowy wynik diagnostyki wraz z opisem usterki
- Informacja o zakresie planowanych prac naprawczych
- Wiadomość z prośbą o akceptację dodatkowych czynności, jeśli są wymagane
- Aktualizacja statusu w przypadku wydłużenia czasu naprawy
- Informacja o zastosowanych metodach diagnostycznych
Krok 4: Wiadomość końcowa z podsumowaniem naprawy
Ostatni e-mail wysyłany jest po zakończeniu naprawy i zawiera podsumowanie wykonanych czynności oraz informację o gotowości sprzętu do odbioru przez klienta.
- Podsumowanie wykonanych prac serwisowych
- Informacja o gotowości sprzętu do odbioru
- Przypomnienie o dokumentach potrzebnych przy odbiorze sprzętu
- Podziękowanie za skorzystanie z usług serwisu
Krok 5: Archiwizacja korespondencji dla klienta
Wiadomości e-mail stanowią jednocześnie trwały zapis historii zlecenia, do którego klient może wrócić w dowolnym momencie po zakończeniu naprawy.
- Zachowanie pełnej historii komunikacji w skrzynce klienta
- Możliwość odnalezienia szczegółów naprawy po czasie
- Wykorzystanie korespondencji jako potwierdzenia wykonanej usługi
- Możliwość przekazania wiadomości innym osobom, na przykład w sprawach firmowych
- Łatwe odszukanie wiadomości dzięki numerowi zlecenia w temacie wiadomości
Podsumowanie
Powiadomienia mailowe uzupełniają komunikację z klientem o szczegółowe informacje dotyczące każdego etapu naprawy. Dzięki nim klient ma stały, udokumentowany wgląd w przebieg realizacji swojego zlecenia serwisowego od początku do końca, dostępny w każdej chwili.
