Insert Rachmistrz GT – archiwizacja danych księgowych

Przepisy prawa podatkowego nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i dokumentów źródłowych przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Właściwa archiwizacja danych z programu Insert Rachmistrz GT – zarówno elektroniczna, jak i w postaci wydruków – to nie tylko obowiązek prawny, ale i praktyczne zabezpieczenie na wypadek kontroli skarbowej. Nasz serwis pomaga skonfigurować i przeprowadzić kompleksową archiwizację.

Wymagania prawne dotyczące przechowywania danych podatkowych

Zgodnie z Ordynacją podatkową i ustawą o PIT, podatnicy prowadzący KPiR lub ewidencję ryczałtu mają obowiązek:

• Przechowywać księgi podatkowe (KPiR, ewidencję ryczałtu) przez 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
• Archiwizować dokumenty źródłowe (faktury, rachunki, dowody kasowe) potwierdzające zapisy w księdze
• Zapewnić dostęp do danych archiwalnych na żądanie organów podatkowych (w tym w formacie JPK_KPiR lub JPK_EWP)
• Przechowywać pliki JPK_V7 i UPO (Urzędowe Poświadczenia Odbioru) z poprzednich lat

Metody archiwizacji danych Rachmistrza GT

Oferujemy kompleksowe rozwiązania archiwizacji dostosowane do potrzeb klienta:

Archiwizacja elektroniczna

• Kopia bazy .fdb za zamknięty rok – wykonanie pełnej kopii bazy Firebird po zamknięciu roku podatkowego, przechowywana jako archiwum roku
• Export danych do plików PDF/Excel – generowanie wydruków KPiR, ewidencji ryczałtu, rejestrów VAT i deklaracji w formacie PDF, archiwizacja na nośnikach zewnętrznych
• Pliki JPK jako archiwum – archiwizacja wygenerowanych plików JPK_KPiR, JPK_EWP i JPK_V7 wraz z UPO jako dokumentacja elektroniczna
• Chmurowe przechowywanie archiwów – konfiguracja automatycznego przesyłania kopii archiwalnych na zewnętrzny dysk chmurowy (Google Drive, OneDrive)

Archiwizacja fizyczna (wydruki)

• Wydruk KPiR lub ewidencji ryczałtu za cały rok podatkowy z podpisem podatnika
• Wydruk zestawień rejestrów VAT
• Wydruk wydanych i otrzymanych deklaracji podatkowych z potwierdzeniami złożenia

Archiwizacja roku podatkowego – procedura zamknięcia

Roczna archiwizacja Rachmistrza GT wykonywana po zamknięciu roku podatkowego obejmuje:

1. Weryfikacja kompletności danych – sprawdzenie, czy wszystkie dokumenty za rok są zaksięgowane
2. Wygenerowanie wydruków rocznych KPiR/ryczałtu i rejestrów VAT
3. Wygenerowanie pliku JPK_KPiR lub JPK_EWP za cały rok (do archiwum)
4. Wykonanie pełnej kopii bazy .fdb oznaczonej rokiem podatkowym
5. Archiwizacja kopii na co najmniej dwóch niezależnych nośnikach
6. Dokumentacja archiwum – rejestr zawartości archiwum z datami i lokalizacjami

Kiedy skontaktować się z serwisem?

Zgłoś się do nas, gdy:

• Zamykasz rok podatkowy i chcesz przeprowadzić pełną archiwizację danych
• Nie masz pewności, czy Twoje dotychczasowe archiwa spełniają wymogi prawne
• Chcesz skonfigurować automatyczną archiwizację roczną
• Potrzebujesz dostępu do danych archiwalnych z poprzednich lat w związku z kontrolą

Prawidłowa archiwizacja danych Rachmistrza GT to Twoje bezpieczeństwo prawne. Skontaktuj się z naszym serwisem.