Prawidłowa ewidencja absencji w programie Insert Gratyfikant GT jest kluczowa zarówno dla naliczenia zasiłków i wynagrodzeń za czas nieobecności, jak i dla raportowania do ZUS (ZUS RSA – imienny raport o świadczeniach i przerwach w opłacaniu składek). Błędy w ewidencji – pomylone typy absencji, błędne daty, niezarejestrowane lub zduplikowane zwolnienia lekarskie – prowadzą do nieprawidłowych wyliczeń i błędnych deklaracji ZUS, co może skutkować wezwaniami do korekty lub kontrolą prawidłowości wypłacanych świadczeń.
Nasz serwis naprawia ewidencję absencji w Gratyfikant GT, przywracając zgodność wpisów z dokumentacją medyczną pracowników i wymaganiami ZUS.
Typowe błędy w ewidencji absencji chorobowych
Błędny typ absencji
Zwolnienie lekarskie na opiekę nad dzieckiem (ZUS ZLA z kodem B) wpisane jako choroba własna (kod A), lub odwrotnie. Konsekwencja: błędna stawka zasiłku (chorobowy vs. opiekuńczy) i błędny kod przerwy w ZUS RSA (311 zamiast 319).
Pomylone daty absencji
Najczęstsza przyczyna błędów w ewidencji. Lekarz wystawił zwolnienie od środy, ale pracownik zachorował w poniedziałek i pracował we wtorek – sposób rozliczenia wymaga prawidłowej daty wpisania nieobecności w programie. Gratyfikant GT wylicza zasiłek od faktycznej daty niezdolności do pracy, nie od daty wystawienia zaświadczenia.
Brakujące lub zduplikowane wpisy absencji
- Zwolnienie lekarskie nie zostało wprowadzone do programu – pracownik figuruje jako obecny, mimo że korzystał z zasiłku
- To samo zwolnienie wprowadzono dwukrotnie – program naliczy podwójny zasiłek lub zaraportuje błędne dni przerwy do ZUS
Błędy w ewidencji zasiłku macierzyńskiego
Wieloetapowy urlop macierzyński/rodzicielski (podstawowy 20 tygodni + dodatkowy + rodzicielski 32/34 tygodnie) wymaga precyzyjnych wpisów z podziałem na etapy. Błędne daty graniczne poszczególnych etapów skutkują nieprawidłowym wykazaniem przerw w ZUS RSA i błędną kwotą zasiłku.
Procedura naprawy ewidencji absencji
Krok 1: Zgromadzenie dokumentów źródłowych
Zbieramy kopie zaświadczeń lekarskich (ZUS ZLA papierowe lub potwierdzenia e-ZLA z PUE ZUS). Każde zaświadczenie wskazuje: kod literowy (A – choroba, B – opieka, C – ciąża, D – wyjazd), daty od-do, numer zaświadczenia.
Krok 2: Porównanie z ewidencją w Gratyfikant GT
Drukujemy kartę absencji pracownika za korygowany okres. Porównujemy wpis po wpisie z dokumentami ZLA. Identyfikujemy rozbieżności.
Krok 3: Korekta wpisów
W Gratyfikant GT edytujemy ewidencję czasu pracy za błędny miesiąc. Korygujemy typ absencji, daty lub usuwamy zduplikowane wpisy. Po każdej korekcie program powinien ponownie wyliczyć naliczenia na liście płac za ten miesiąc.
Krok 4: Weryfikacja ZUS RSA
Regenerujemy ZUS RSA za korygowane miesiące i sprawdzamy, czy kody przerw i daty są prawidłowe. W razie potrzeby składamy przez Płatnik korygujące ZUS RSA i ZUS DRA.
