Niezgodne stany magazynowe w Humansoft HermesSQL to problem, który potrafi zdestabilizować pracę działu handlowego. Ujemne stany towarów, rozbieżności między systemem a fizycznym stanem magazynu, dublowanie pozycji – każde z tych zjawisk wymaga korekty, zanim dane staną się podstawą decyzji zakupowych i sprzedażowych.
Naszym zadaniem jest diagnostyka przyczyn niezgodności, korekta stanów magazynowych w sposób zgodny z zasadami rachunkowości oraz wdrożenie mechanizmów zapobiegających ich ponownemu wystąpieniu.
Przyczyny niezgodności stanów magazynowych
Błędne stany magazynowe mogą wynikać z różnych źródeł:
- Przerwa w pracy systemu podczas zapisywania dokumentu – zarejestrowany ruch bez aktualizacji stanu
- Ręczna ingerencja w bazę danych bez uwzględnienia wszystkich powiązanych tablic
- Błędy w integracji z systemem zewnętrznym (e-commerce, EDI) – nieprawidłowe przesyłanie danych o rozchodach
- Zduplikowane dokumenty PZ lub WZ wskutek błędu importu
- Błędna konfiguracja metody wyceny przy zmianie z FIFO na ceny średnie lub odwrotnie
Procedura naprawy stanów
Naprawa stanów magazynowych wymaga ostrożności – błędna korekta może pogorszyć sytuację. Zaczynamy od szczegółowej analizy karty towarowej: sprawdzamy historię wszystkich dokumentów przychodów i rozchodów, wyliczamy oczekiwany stan i porównujemy z faktycznym. Ustalamy dokument lub zdarzenie, które spowodowało rozbieżność.
Korektę wykonujemy za pomocą dokumentów inwentaryzacyjnych (IN) lub poprzez interwencję bezpośrednio w bazie danych, po uprzednim backupie i uzyskaniu akceptacji klienta. Korekty są dokumentowane i powiązane z wyjaśnieniem przyczyny rozbieżności.
Inwentaryzacja jako narzędzie weryfikacji
Zalecamy przeprowadzenie inwentaryzacji fizycznej i jej wprowadzenie do HermesSQL po korektach. Wyrównanie stanów przez dokument inwentaryzacyjny jest najczystszą metodą, która tworzy przejrzysty ślad audytowy i jest akceptowalna przez organy podatkowe.
