Przepisy prawa w Polsce nakładają na przedsiębiorców obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez wiele lat – do 5 lat dla większości dokumentów, a dla niektórych kategorii nawet dłużej. Dane finansowe w systemie Humansoft Corax muszą być archiwizowane w sposób zapewniający ich nienaruszalność, dostępność i możliwość odtworzenia na potrzeby ewentualnej kontroli skarbowej. Archiwizacja to coś więcej niż backup – to usystematyzowane, długoterminowe przechowywanie danych z gwarancją ich autentyczności.
Serwis laptopów Wiatraczna w Warszawie konfiguruje systemy archiwizacji danych dla Humansoft Corax zgodne z wymaganiami prawnymi i najlepszymi praktykami bezpieczeństwa informacji. Pomagamy firmom budować kompletne rozwiązania archiwizacyjne dostosowane do ich potrzeb.
Wymagania prawne dotyczące archiwizacji danych księgowych
Ustawa o rachunkowości nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania ksiąg rachunkowych przez 5 lat od końca roku obrotowego, a dowodów księgowych przez 5 lat od momentu ich wystawienia. Dane z rejestrów VAT muszą być dostępne przez okres przedawnienia zobowiązań podatkowych (5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności). Archiwizacja danych Corax musi spełniać te wymogi.
Archiwizacja zamkniętych lat obrachunkowych
Najczęstszą praktyką archiwizacyjną w Coraxie jest wyodrębnienie zamkniętych lat obrachunkowych do osobnych baz danych archiwowych lub plików backup, które następnie są przechowywane na bezpiecznych nośnikach. Specjalista tworzy pełne kopie baz danych historycznych, weryfikuje ich kompletność i zapisuje na co najmniej dwóch niezależnych nośnikach (dysk zewnętrzny + chmura lub dysk w innej lokalizacji).
Narzędzia archiwizacji w Humansoft Corax
Humansoft Corax posiada wbudowane funkcje zamykania i archiwizacji lat obrachunkowych. Specjalista konfiguruje proces archiwizacji z zachowaniem możliwości przeglądania archiwalnych danych (read-only access) bez możliwości ich modyfikacji. Ważne jest zachowanie wersji oprogramowania kompatybilnej z archiwalnymi danymi lub przechowywanie snapshotów całego środowiska (VM lub kontener).
Bezpieczeństwo archiwów
Archiwa danych finansowych wymagają szczególnego zabezpieczenia: szyfrowanie nośników archiwowych, kontrola dostępu (kto może odczytywać archiwa), fizyczne zabezpieczenie nośników (sejf, zewnętrzna lokalizacja), ochrona przed uszkodzeniami środowiskowymi (temperatura, wilgotność, pola elektromagnetyczne). Rekomendujemy przechowywanie kopii archiwalnych w co najmniej dwóch fizycznie różnych lokalizacjach.
Dokumentacja archiwizacji
Prawidłowa archiwizacja wymaga dokumentowania: rejestr wykonanych archiwów (data, zakres, nośnik, lokalizacja), procedury odtworzenia archiwum, harmonogram weryfikacji integralności archiwów i lista osób uprawnionych do dostępu. Dokumentacja ta jest dowodem zachowania należytej staranności w zakresie archiwizacji na wypadek kontroli skarbowej lub audytu.
Konfiguracja archiwizacji Corax w Warszawie
Serwis laptopów Wiatraczna w Warszawie konfiguruje systemy archiwizacji danych Humansoft Corax zgodne z przepisami prawa. Zapraszamy do kontaktu – pomożemy zabezpieczyć dane finansowe Twojej firmy na lata.
