Prawidłowa i ciągła numeracja dokumentów jest wymaganiem zarówno przepisów podatkowych, jak i prawidłowego działania systemu Comarch ERP XL. Luki w numeracji lub duplikaty numerów mogą skutkować odrzuceniem pliku JPK przez organy skarbowe.
Przyczyny luk i duplikatów w numeracji
Luki w numeracji najczęściej powstają przy anulowaniu dokumentów – w zależności od konfiguracji system może zachować numer (tworząc dokument anulowany) lub zwolnić go (tworząc lukę). Duplikaty numerów są rzadkie, ale możliwe przy równoczesnym wystawianiu dokumentów przez wielu użytkowników w przypadku błędów synchronizacji licznika numeracji. Oba przypadki wymagają weryfikacji i odpowiedniej dokumentacji.
Konfiguracja serii numeracyjnych
Comarch ERP XL umożliwia definiowanie oddzielnych serii numeracyjnych dla różnych typów dokumentów i różnych oddziałów firmy. W Konfiguracja → Numeracja można ustawić: format numeru (np. FS/{R}/{N}, gdzie R = rok, N = numer sekwencyjny), zakres numeracji (reset roczny lub ciągły), oraz inicjalizację licznika dla nowego roku. Przed początkiem roku należy sprawdzić, czy reset numeracji jest skonfigurowany zgodnie z polityką firmy.
Naprawa luki w numeracji
Jeśli w serii numeracyjnej powstała luka (np. brakuje numeru FS/2024/1234), a luka wynika z anulowanego dokumentu, wystarczy upewnić się, że dokument anulowany istnieje w systemie ze stosowną adnotacją o przyczynie anulowania. Luka sama w sobie nie jest błędem – o ile dokument anulowany istnieje i jest widoczny w JPK z odpowiednim statusem. Naruszeniem jest natomiast brak jakiegokolwiek dokumentu pod danym numerem.
Zmiana schematu numeracji w trakcie roku
Zmiana schematu numeracji w trakcie roku podatkowego jest dopuszczalna, ale wymaga staranności. Nowy schemat nie może powodować duplikatu z numerami już wydanymi. Przed zmianą należy upewnić się, że inicjalizacja licznika nowego schematu rozpoczyna się od numeru wyższego niż ostatni użyty numer w starym schemacie. Zmianę należy skonsultować z głównym księgowym i biurem rachunkowym.
Weryfikacja numeracji przed wysyłką JPK
Przed generowaniem i wysyłką pliku JPK_FA warto uruchomić raport weryfikacji numeracji – część systemów partnerskich Comarch oferuje takie narzędzie. Alternatywnie można wykonać zapytanie SQL sprawdzające sekwencyjność numerów w tabeli faktur za dany okres. Wykryta luka powinna być wyjaśniona i udokumentowana zanim plik JPK trafi do urzędu skarbowego.
