Błędy podczas księgowania dokumentów w Comarch ERP Optima mogą blokować pracę działu księgowości i wymagają szybkiej interwencji. Najczęściej pojawiają się przy próbie zadekretowania faktur zakupowych lub sprzedażowych, zamknięciu okresu lub przenoszeniu dokumentów do Księgi Handlowej. Opisujemy przyczyny i metody rozwiązania tych problemów.
Typowe komunikaty błędów podczas księgowania
Najczęściej spotykane błędy księgowania w Comarch ERP Optima to: „Dokument nie może zostać zaksięgowany – niezgodny schemat dekretacji", „Brak konta w planie kont", „Konto analityczne nie istnieje" oraz „Okres obrachunkowy jest zamknięty". Każdy z tych komunikatów wskazuje na inny problem wymagający odmiennego podejścia.
Błędy schematów dekretacji
Schematy dekretacji w module Księga Handlowa automatyzują przypisywanie kont do dokumentów. Gdy schemat zawiera odwołanie do nieistniejącego konta lub konto zostało zmienione w planie kont, dekretacja się nie powiedzie. Przejdź do Księgowość → Inne → Schematy dekretacji, znajdź schemat używany dla danego typu dokumentu i sprawdź, czy wszystkie konta w regułach istnieją w aktualnym planie kont. Zaktualizuj schemat, jeżeli plan kont był modyfikowany.
Brakujące konta analityczne
Comarch ERP Optima może automatycznie tworzyć konta analityczne dla kontrahentów (np. 201-KOWALSKI), jeżeli ta opcja jest włączona w konfiguracji. Jeżeli konto analityczne nie zostało utworzone (brak konfiguracji auto-analytyki lub ograniczenia uprawnień), dekretacja dokumentu kontrahenta nie powiedzie się. Sprawdź ustawienia w Konfiguracja Firmy → Księgowość → Ogólne → sekcja Analityka automatyczna.
Dokumenty z błędami w VAT blokujące księgowanie
Faktury z nieprawidłowo uzupełnionymi polami VAT (brakująca data VAT, nieprawidłowy rejestr VAT) nie przejdą weryfikacji przed księgowaniem. Uruchom raport Kontrola VAT w module Rejestr VAT, aby znaleźć dokumenty z błędami. Typowe problemy to brakujące NIP kontrahenta, data sprzedaży późniejsza niż data wystawienia lub nieprawidłowy kod JPK_V7.
Masowe przeksięgowanie i korekta dokumentów
Gdy wiele dokumentów wymaga korekty schematów dekretacji, użyj operacji seryjnego przeksięgowania dostępnej w menu listy dokumentów. Pozwala ona ponownie zadekretować grupę dokumentów przy użyciu aktualnych schematów. Przed operacją seryjną zawsze wykonaj kopię zapasową bazy – masowe zmiany w dekretacjach mogą być trudne do cofnięcia.
Weryfikacja bilansowości dekretacji
Po zaksięgowaniu dokumentów uruchom raport Bilans próbny w module Księga Handlowa. Suma Wn musi być równa sumie Ma dla każdego okresu. Niezgodność bilansu wskazuje na błędnie zaksięgowane dokumenty lub niekompletne schematy. Narzędzie Kontrola dekretacji w Optima pozwala znaleźć i oznaczyć dokumenty z niebilansującymi się zapisami.
