Eksport danych z Comarch ERP Optima jest niezbędny przy przekazywaniu dokumentów do biura rachunkowego, archiwizacji, analizie w zewnętrznych narzędziach lub integracji z innymi systemami IT. Optima oferuje rozbudowane możliwości eksportu danych w różnych formatach. Opisujemy najważniejsze scenariusze i jak je poprawnie skonfigurować.
Eksport raportów i zestawień do Excel i PDF
Wszystkie raporty i zestawienia w Comarch ERP Optima można eksportować do formatu XLSX (Excel) lub PDF bezpośrednio z okna podglądu raportu. Kliknij ikonę eksportu w podglądzie wydruku i wybierz format docelowy. Eksport do Excel zachowuje strukturę tabeli i pozwala na dalszą analizę danych. Eksport do PDF jest odpowiedni do archiwizacji i przesyłania dokumentów do klientów lub urzędów.
Eksport danych do biura rachunkowego
Jeżeli firma rozlicza się z zewnętrznym biurem rachunkowym korzystającym z innego systemu, Optima pozwala eksportować dane w formacie XML lub CSV. Standardowy eksport dokumentów handlowych i księgowych (Narzędzia → Eksport danych) generuje pliki zawierające nagłówki i pozycje dokumentów. Biuro rachunkowe może importować te pliki do swojego systemu. Przed przekazaniem pliku uzgodnij z biurem wymagany format i strukturę danych.
Eksport JPK – struktury raportowania do urzędu skarbowego
Comarch ERP Optima generuje pliki JPK (Jednolity Plik Kontrolny) w standardowych formatach wymaganych przez Ministerstwo Finansów: JPK_V7M/V7K (deklaracja VAT z ewidencją), JPK_FA (faktury), JPK_KR (księgi rachunkowe), JPK_MAG (magazyn), JPK_WB (wyciąg bankowy). Generowanie JPK dostępne jest w Raporty → JPK lub z poziomu odpowiednich modułów. Wygenerowany plik XML może być wysłany przez klienta e-Deklaracje lub Bramkę JPK.
Eksport kartotek i danych master data
Dane kartotkowe (kontrahenci, towary, pracownicy) można eksportować przez Narzędzia → Eksport danych lub bezpośrednio z list przez menu kontekstowe „Eksportuj do Excel". Eksport kartotek kontrahentów zawiera dane podstawowe (nazwa, NIP, adres) oraz dane handlowe (rabaty, terminy płatności, przypisany handlowiec). Jest to przydatne przy migracjach do nowego systemu lub synchronizacji z systemem CRM.
Automatyczny eksport przez API i ODBC
Comarch ERP Optima udostępnia interfejs ODBC umożliwiający bezpośredni odczyt danych przez zewnętrzne narzędzia analityczne (Power BI, Tableau, arkusze Google). Konfiguracja ODBC wymaga zainstalowania sterownika ODBC dostarczanego przez Comarch i skonfigurowania źródła danych z danymi połączenia do SQL Server. Zapytania przez ODBC działają w trybie tylko do odczytu, co jest bezpieczne dla integralności bazy.
Eksport danych przy zamykaniu działalności
Przy likwidacji firmy lub zmianie systemu ERP konieczny jest pełny eksport danych historycznych. Comarch ERP Optima pozwala na eksport kompletnej bazy danych (backup SQL), eksport pliku archiwum ZIP (format Optima) oraz generowanie JPK_KR za wszystkie lata działalności (dla celów archiwizacji podatkowej). Dokumentacja księgowa musi być przechowywana przez min. 5 lat od zakończenia roku podatkowego.
