Baza Symfonii Kadry i Płace rośnie z każdym miesiącem i po latach zawiera dane, które nie są już używane, ale nie zawsze wolno je usunąć — dokumentacja pracownicza podlega długim okresom przechowywania. Porządkowanie wymaga więc rozdzielenia tego, co zbędne, od tego, co obowiązkowe.
Porządkujemy bazę bez naruszania obowiązków wynikających z przepisów.
Przegląd przed czyszczeniem
Sporządzamy listę tego, co proponujemy usunąć lub scalić, i przedstawiamy ją do akceptacji. Nic nie znika bez decyzji osoby odpowiedzialnej za dane.
Duplikaty pracowników
Scalamy osoby wprowadzone dwukrotnie, najczęściej po ponownym zatrudnieniu, z zachowaniem pełnej historii.
Dane obowiązkowe
Wskazujemy zbiory objęte okresami przechowywania, których nie wolno usunąć niezależnie od tego, że nie są używane.
Dane zbędne
Usuwamy definicje nieużywane, dane robocze i wydruki tymczasowe.
Ochrona danych osobowych
Sprawdzamy, czy program nie przechowuje informacji, dla których minął już okres przechowywania i nie ma podstawy do dalszego trzymania.
Konserwacja techniczna
Po większym porządkowaniu przebudowujemy indeksy i sprawdzamy spójność bazy.
Efekt
Porównujemy czasy pracy przed i po, żeby wynik był potwierdzony pomiarem.
Utrzymanie porządku
Ustalamy zasady zakładania kartotek i okresowego przeglądu danych.
Kiedy porządkowanie nie wystarczy
Jeśli po oczyszczeniu bazy czasy pracy nadal odbiegają od oczekiwanych, przyczyna leży gdzie indziej — najczęściej w wielkości historii albo w parametrach serwera. Mówimy o tym wprost, zamiast powtarzać czyszczenie w nadziei na poprawę.
