Kancelarie prawne i biura świadczące usługi prawne mają specyficzne potrzeby: ewidencja spraw i czasu pracy adwokatów, fakturowanie za godziny pracy i zaliczki klientów, obsługa tajemnicy adwokackiej. System ERP lub dedykowane oprogramowanie dla kancelarii integruje zarządzanie sprawami z finansami i kadrami.
Zarządzanie sprawami w kancelarii prawnej
Kancelaria prawna zarządza kilkudziesięcioma lub kilkusetkami spraw jednocześnie. Każda sprawa ma: stronę klienta (zleceniodawcę), przeciwnika (stronę contra), sąd lub organ prowadzący postępowanie, terminy (rozprawa, termin do wniesienia pisma, termin przedawnienia), przypisanego radcę prawnego lub adwokata prowadzącego, historię dokumentów i korespondencji, zestawienie czasu pracy i fakturowanie. System zarządzania sprawami (matter management) lub moduł spraw w ERP umożliwia zarządzanie tymi informacjami w ustrukturyzowany sposób, zamiast rozproszenia w e-mailach i Excelach.
Rejestrowanie czasu pracy adwokatów i radców
Większość kancelarii rozlicza klientów za czas pracy (stawka godzinowa) lub stosuje ryczałt. Rejestrowanie czasu pracy per sprawa per prawnik jest podstawą fakturowania: każde czynności (sporządzenie pisma, porada telefoniczna, przygotowanie do rozprawy, uczestnictwo w rozprawie) jest rejestrowane w minutach lub dziesiętnych godzinach i przypisane do konkretnej sprawy klienta. Na koniec miesiąca system generuje zestawienie godzin i fakturę z zestawieniem czynności. Przejrzyste zestawienie czynności buduje zaufanie klienta do wystawionej faktury.
Zaliczki klientów w kancelarii
Kancelarie prawne często pobierają zaliczki od klientów przed podjęciem sprawy. Zaliczka jest zobowiązaniem kancelarii do wykonania usług – nie jest przychodem do momentu wykonania usługi. Program ERP obsługuje zaliczki prawnicze: wpłata zaliczki (ewidencja jako zobowiązanie), bieżące obciążanie zaliczki za wykonane czynności (zaliczka stopniowo się "konsumuje"), rozliczenie na fakturze końcowej (potrącenie pobranej zaliczki). Przy sprawach trwających miesiącami lub latami kancelaria musi na bieżąco monitorować saldo zaliczki i informować klienta o konieczności jej uzupełnienia.
Poufność i dostęp do danych klientów
Tajemnica adwokacka/radcowska nakłada surowe wymagania dotyczące poufności danych klientów. System informatyczny kancelarii musi: ograniczać dostęp do spraw wyłącznie do prawników zaangażowanych w daną sprawę, logować wszystkie dostępy do danych klientów (kto, kiedy, co przeglądał), szyfrować dane przechowywane i transmitowane, umożliwiać audyt dostępów na żądanie. Naruszenie tajemnicy adwokackiej jest ciężkim naruszeniem obowiązków zawodowych z konsekwencjami dyscyplinarnymi i prawnymi. Program ERP dla kancelarii musi spełniać te wymagania bezpieczeństwa.
Oprogramowanie dla kancelarii – nasze usługi
Pomagamy kancelariom prawnym i biurom usług prawnych dobrać i wdrożyć oprogramowanie do zarządzania kancelarią, fakturowania i ewidencji czasu pracy. Zapewniamy konfigurację systemu pod kątem wymagań bezpieczeństwa i poufności danych. Zapraszamy do kontaktu.
