Microsoft To Do to aplikacja do zarządzania osobistymi listami zadań, która w naturalny sposób łączy się z resztą ekosystemu Microsoft 365. W odróżnieniu od narzędzi do zarządzania projektami zespołowymi, To Do skupia się na indywidualnej organizacji pracy pojedynczego pracownika – jego zadaniach, terminach i priorytetach na dany dzień. Jako integrator IT pomagamy firmom wdrożyć To Do tak, by stało się naturalnym uzupełnieniem Outlooka i Plannera, a nie kolejną, oderwaną listą rzeczy do zrobienia.
Konfigurujemy synchronizację zadań między urządzeniami, integrację z zadaniami przypisanymi w Outlooku oraz porządkujemy sposób, w jaki zespół korzysta z list i kategorii, aby narzędzie realnie ułatwiało codzienną pracę.
Integracja z Outlook Tasks i Plannerem
Microsoft To Do automatycznie synchronizuje się z zadaniami oznaczonymi w Outlooku – jeśli pracownik oflaguje maila lub doda zadanie w kalendarzu, pojawi się ono również na jego liście „Zaplanowane” w To Do, bez potrzeby ręcznego przepisywania. Podobnie działa integracja z Microsoft Planner: zadania przypisane danej osobie w planie zespołowym trafiają automatycznie do sekcji „Przypisane do mnie”, dzięki czemu pracownik nie musi samodzielnie sprawdzać każdej tablicy projektowej z osobna. Podczas wdrożenia pokazujemy pracownikom, jak wykorzystać tę integrację, by nie musieli sprawdzać kilku osobnych aplikacji w poszukiwaniu swoich obowiązków, tylko mieli jeden spójny widok zadań ze wszystkich źródeł, niezależnie od tego, gdzie zadanie zostało pierwotnie utworzone.
Synchronizacja między urządzeniami
To Do działa jako aplikacja webowa, desktopowa oraz mobilna, a wszystkie zmiany synchronizowane są w czasie rzeczywistym za pośrednictwem konta Microsoft 365. Oznacza to, że zadanie dodane na telefonie w drodze do klienta pojawi się natychmiast na komputerze w biurze, a odznaczenie go jako wykonane na jednym urządzeniu zaktualizuje status na wszystkich pozostałych. Podczas konfiguracji sprawdzamy poprawność logowania na wszystkich urządzeniach firmowych, ustawiamy powiadomienia o zbliżających się terminach oraz doradzamy, jak wykorzystać funkcję „Moja Kolekcja Dnia” do porządkowania priorytetów na start każdego dnia pracy, co pomaga skupić się na najważniejszych zadaniach zamiast przeglądać całą, obszerną listę.
Porządkowanie list i kategorii zadań
W firmach, w których pracownicy korzystają z wielu projektów jednocześnie, kluczowe jest sensowne podzielenie zadań na listy – według klienta, projektu lub typu obowiązków, tak aby żadna lista nie stała się nieprzejrzystym zbiorem niepowiązanych ze sobą pozycji. Pomagamy wypracować spójną konwencję nazewnictwa list oraz kategorii kolorystycznych, tak aby każdy pracownik mógł szybko odnaleźć się w swoich zadaniach, niezależnie od tego, ile projektów prowadzi jednocześnie. Doradzamy też, kiedy warto przenieść zadanie z poziomu osobistego To Do na wspólną tablicę w Plannerze – czyli w momencie, gdy zadanie przestaje być indywidualne, a zaczyna dotyczyć całego zespołu i wymaga śledzenia postępu przez więcej niż jedną osobę. Pomagamy również ustalić dobre praktyki korzystania z powtarzających się zadań, dzięki którym cykliczne obowiązki, na przykład cotygodniowe raportowanie, nie wymagają ręcznego dodawania ich od nowa każdego tygodnia.
