Archiwizacja wysłanych dokumentów to obowiązek ustawowy i praktyczna konieczność. Płatnik oferuje wbudowane funkcje archiwizacji bazy danych, ale zarządzanie archiwum wysłanych dokumentów wymaga też świadomego podejścia do organizacji plików, przechowywania potwierdzeń UPO i tworzenia systematycznych kopii zapasowych. Zaniedbanie archiwizacji może uniemożliwić obronę przed roszczeniami ZUS lub odtworzenie historii w razie awarii.
Co wchodzi w skład archiwum dokumentów ZUS
Kompletne archiwum dokumentów ZUS płatnika powinno zawierać:
- Baza danych Płatnika (.fdb) – zawiera wszystkie dokumenty, historię wysyłek i dane ubezpieczonych.
- Kopie zapasowe bazy (.gbk) – archiwa bazy tworzone przez menu Płatnika, przechowywane poza komputerem roboczym.
- Potwierdzenia UPO – Urzędowe Poświadczenia Odbioru dla każdej wysyłki, pobierane z ZUS. Stanowią dowód złożenia dokumentów w określonym terminie.
- Pliki KEDU – eksportowane pliki z programu kadrowego za każdy miesiąc (do odtworzenia historii bez bazy Płatnika).
- Dziennik wysyłek – zestawienie wysłanych zestawów z datami, numerami i statusami.
Konfiguracja automatycznej archiwizacji w Płatniku
Płatnik umożliwia skonfigurowanie automatycznego tworzenia kopii zapasowej bazy przy zamknięciu programu:
- Przejdź do Narzędzia → Opcje → Archiwizacja.
- Włącz opcję automatycznej archiwizacji przy zamknięciu programu.
- Wskaż folder docelowy archiwum – powinien być inny niż folder z bazą .fdb (najlepiej dysk zewnętrzny lub zasób sieciowy).
- Ustaw liczbę wersji historycznych do przechowywania (np. 12 ostatnich archiwów).
Zarządzanie archiwalnymi bazami danych
Dla długoterminowego archiwizowania zalecane jest tworzenie rocznych archiwów bazy:
- Na początku każdego roku utwórz archiwum bazy za rok poprzedni: Plik → Archiwizuj → nadaj nazwę z rokiem (np. platnik_2025.gbk).
- Przenieś roczne archiwum na oddzielny nośnik lub do chmury.
- Przechowuj archiwa przez co najmniej 5 lat (wymóg ustawowy).
Pobieranie i przechowywanie potwierdzeń UPO
Po każdej wysyłce dokumentów do ZUS pobierz i zapisz UPO:
- W Płatniku przejdź do Komunikacja → Historia komunikacji.
- Znajdź sesję wysyłki i wybierz Pobierz UPO.
- Zapisz plik UPO w folderze z archiwum danego miesiąca.
UPO powinno być przechowywane razem z archiwum dokumentów za ten miesiąc – najlepiej spakowane razem do jednego pliku ZIP z datą i nazwą firmy w nazwie.
Weryfikacja kompletności archiwum
Co kwartał warto przeprowadzić kontrolę archiwum:
- Czy za każdy miesiąc istnieje kopia .gbk lub .fdb?
- Czy za każdą wysyłkę istnieje UPO?
- Czy archiwa są czytelne? (Spróbuj przywrócić losowo wybrane archiwum w środowisku testowym)
Nasz serwis wdraża systemy archiwizacji dla Płatnika, konfiguruje automatyczne kopie zapasowe i przeprowadza audyty kompletności archiwum. Pomagamy odtworzyć archiwum za minione lata z dostępnych źródeł. Skontaktuj się z nami.
