Zrozumienie modeli licencjonowania Microsoft jest kluczowe dla każdej firmy, która chce optymalizować koszty oprogramowania i zachować pełną zgodność z warunkami licencji. Dostępne programy – Cloud Solution Provider (CSP), Enterprise Agreement (EA), Microsoft Open License i detaliczne kanały zakupu – różnią się warunkami cenowymi, elastycznością i wymaganiami co do minimalnej liczby licencji. Wybór właściwego kanału zakupu może przynieść oszczędności rzędu 20–30% w stosunku do cen detalicznych.
Cloud Solution Provider (CSP) – dla firm MŚP
Program CSP to najpopularniejszy kanał zakupu subskrypcji Microsoft 365 i Azure dla małych i średnich firm. Partner CSP (reseller autoryzowany przez Microsoft) sprzedaje licencje z własną marżą, ale może oferować dodatkowe usługi – wsparcie techniczne, wdrożenie, szkolenia – jako uzupełnienie samej licencji. CSP Direct umożliwia elastyczną zmianę liczby subskrypcji miesięcznie, fakturowanie w PLN i rozliczenie przez polską firmę, co eliminuje komplikacje z podatkiem VAT przy zakupach bezpośrednio od Microsoft.
Enterprise Agreement (EA) – dla dużych organizacji
Enterprise Agreement jest przeznaczony dla firm zatrudniających co najmniej 500 użytkowników lub urządzeń. EA oferuje zunifikowane licencjonowanie całego portfolio Microsoft na 3-letni kontrakt z atrakcyjnym rabatem w stosunku do cen CSP. W ramach EA firma płaci za szacowaną liczbę użytkowników (True-Up rozliczany raz w roku), co upraszcza administrację licencjami przy wahaniach zatrudnienia. EA zapewnia dostęp do najszerszego zakresu produktów i dodatków Microsoft w ramach jednej umowy, z dedykowanym opiekunem technicznym Microsoft.
Microsoft Open License – zakup jednorazowy dla MŚP
Microsoft Open License (dawniej Open Value) umożliwiał zakup licencji wieczystych na produkty Microsoft przez partnerów w modelu wolumenowym. Warto wiedzieć, że Microsoft stopniowo wycofuje ten program na rzecz subskrypcyjnych modeli CSP i Microsoft 365. Firmy posiadające licencje Open mogą je nadal aktywować i używać, ale nowe zakupy powinny być realizowane przez CSP lub EA. Sprawdzenie aktualnych warunków licencjonowania u autoryzowanego partnera jest zalecane przed każdym większym zakupem oprogramowania Microsoft.
Microsoft 365 a Office 365 – różnica w nazewnictwie
W 2020 roku Microsoft przemianował Office 365 Business na Microsoft 365 Business, ujednolicając nazewnictwo pakietów dla firm i konsumentów. Plany Microsoft 365 Business Basic, Apps for Business, Business Standard i Business Premium zastępują dawne Office 365 Business Essentials, Office 365 Business, Office 365 Business Premium. Subskrypcje zakupione wcześniej jako Office 365 są automatycznie przenoszone na odpowiedniki Microsoft 365 bez dodatkowych kosztów – zmiana jest tylko nazewnicza, funkcjonalność pozostaje taka sama lub jest rozszerzona.
Software Assurance i prawa do nowej wersji
Software Assurance (SA) to umowa utrzymania oprogramowania, która daje prawo do bezpłatnej aktualizacji do nowych wersji produktów Microsoft (np. z SQL Server 2019 do SQL Server 2022) w trakcie obowiązywania umowy SA. Firmy kupujące licencje wieczyste bez SA płacą za każdą kolejną wersję osobno lub pozostają na starej. W kontekście przejścia na Microsoft 365 i usługi subskrypcyjne SA ma mniejsze znaczenie, ale przy infrastrukturze on-premises (Windows Server, SQL Server) nadal warto ocenić opłacalność wykupienia SA przy zakupie licencji wieczystych.
