Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny Ministerstwa Finansów, przez który wystawiane i odbierane będą faktury ustrukturyzowane w formacie XML. Obowiązkowe stosowanie KSeF przez firmy wejdzie w życie zgodnie z harmonogramem MF. Subiekt nexo jest przygotowany do obsługi KSeF – umożliwia wystawianie faktur FA(2) i ich przesyłanie do systemu. Pomagamy przygotować firmę na wdrożenie KSeF.
Co to jest KSeF i jak działa
KSeF to centralne repozytorium faktur prowadzone przez Ministerstwo Finansów. Każda faktura ustrukturyzowana jest przesyłana do KSeF przez API, gdzie otrzymuje unikalny numer KSeF i jest archiwizowana przez 10 lat. Nabywca pobiera fakturę z KSeF (lub akceptuje odbiór). Faktury w KSeF mają format XML (FA(2)) zgodny z schematem opublikowanym przez MF.
Konfiguracja połączenia nexo z KSeF
Aby nexo mogło wysyłać faktury do KSeF, konfigurujemy dane uwierzytelnienia: certyfikat kwalifikowany lub podpis zaufany (profil zaufany), NIP firmy i token API. W ustawieniach nexo wskazujemy środowisko KSeF (produkcyjne lub testowe) i testujemy połączenie przed uruchomieniem produkcyjnym.
Wystawianie faktur FA(2) w nexo
Faktura ustrukturyzowana FA(2) różni się od standardowej faktury nexo zakresem wymaganych pól. Weryfikujemy, czy wszystkie wymagane pola są wypełnione: dane identyfikacyjne stron, numer faktury, pozycje z kodami CN/PKWiU, stawki VAT i wartości. Konfigurujemy nexo tak, aby operator był ostrzegany o brakujących danych przed wysyłką do KSeF.
Workflow wysyłki faktur do KSeF
Konfigurujemy procedurę wysyłki faktur do KSeF: czy każda faktura jest wysyłana automatycznie po zatwierdzeniu, czy w partiach raz dziennie. W razie odrzucenia faktury przez KSeF nexo wyświetla komunikat błędu – obsługujemy te błędy i pomagamy korygować dokumenty. Archiwizujemy numery KSeF przyznane każdej fakturze.
Odbiór faktur zakupowych z KSeF
Subiekt nexo umożliwia też pobieranie faktur od dostawców z KSeF. Konfigurujemy regularne sprawdzanie skrzynki KSeF i import faktur zakupowych do modułu zakupów nexo. Faktury pobrane z KSeF są automatycznie weryfikowane pod kątem danych kontrahenta i importowane jako PZ lub FZ do dalszego przetworzenia.
