BaseLinker – integracja z iFirma pozwala automatycznie przekształcać zamówienia z platform sprzedażowych w faktury w systemie księgowości online. W Serwisie Wiatraczna (Aleja Stanów Zjednoczonych 72) konfigurujemy tę integrację zgodnie z realiami polskiej księgowości i wymogami KSeF. Zwracamy uwagę na poprawne rozliczanie sprzedaży krajowej, unijnej i eksportowej, aby wystawiane dokumenty były zgodne z obowiązującymi przepisami.
Dlaczego integracja z iFirma jest trudniejsza niż wygląda
iFirma to popularny wśród małych i średnich firm system księgowości online, rozliczający VAT, JPK i coraz częściej także KSeF. Integracja z BaseLinker odbywa się przez API iFirma i wymaga poprawnego skonfigurowania kluczy dostępowych, numeracji faktur, domyślnych stawek VAT oraz sposobu księgowania płatności. Problem w tym, że domyślne ustawienia rzadko pasują do specyfiki konkretnej firmy – inaczej traktuje się sprzedaż krajową, unijną i eksportową, inaczej faktury do paragonu, a inaczej zwykłą sprzedaż B2C. Bez dopasowania reguł łatwo o błędnie wystawione dokumenty księgowe.
Co dokładnie robimy
- Podłączamy konto iFirma do BaseLinker przez API i konfigurujemy autoryzację
- Ustawiamy reguły automatycznego wystawiania faktur na podstawie statusów zamówień
- Mapujemy stawki VAT, rodzaje sprzedaży (krajowa, UE, poza UE) oraz metody płatności
- Konfigurujemy numerację dokumentów zgodną z przyjętym w firmie schematem
- Sprawdzamy poprawność przesyłania danych nabywcy, w tym firm z UE i wymogów VAT-UE
- Przygotowujemy integrację pod kątem zgodności z KSeF, jeśli firma już go stosuje lub planuje wdrożenie
- Testujemy pełny cykl – od zamówienia w sklepie po wystawioną i zaksięgowaną fakturę
Typowe problemy, które rozwiązujemy
- Faktury wystawiane z błędną stawką VAT dla sprzedaży zagranicznej
- Zdublowane dokumenty przy ponownym przetwarzaniu tego samego zamówienia
- Brak automatycznego oznaczania faktur jako opłaconych
- Nieprawidłowe dane nabywcy przenoszone z formularza zamówienia
- Zatrzymaną synchronizację po zmianie limitów API lub haseł dostępowych
Dla kogo jest ta integracja
Rozwiązanie sprawdza się w małych i średnich sklepach internetowych oraz firmach usługowych, które prowadzą księgowość w iFirma i chcą ograniczyć ręczne wystawianie faktur do minimum. Szczególnie doceniają je jednoosobowe działalności gospodarcze i mikroprzedsiębiorstwa, dla których czas poświęcony na fakturowanie jest realnym kosztem.
Jak pracujemy
Wdrożenie zaczynamy od przeglądu obecnych zasad fakturowania w firmie – stawek VAT, sposobu numeracji, obsługi zwrotów. Następnie konfigurujemy reguły automatyzacji w BaseLinker tak, aby dokumenty generowały się zgodnie z tymi zasadami, bez potrzeby ręcznej korekty. Na koniec przeprowadzamy testy na rzeczywistych zamówieniach z różnych kanałów sprzedaży i przekazujemy klientowi krótką instrukcję obsługi.
Ile trwa wdrożenie
Podstawowa integracja obejmująca automatyczne wystawianie faktur zwykle zajmuje jeden do dwóch dni roboczych, licząc od zebrania informacji o zasadach fakturowania w firmie. Jeśli dochodzi do tego konfiguracja pod KSeF, obsługa sprzedaży zagranicznej czy niestandardowa numeracja dokumentów, czas wydłuża się o kolejne dni potrzebne na testy różnych scenariuzy sprzedażowych. Zawsze uruchamiamy integrację najpierw na wybranej próbce zamówień, zanim włączymy ją dla całego ruchu w sklepie.
Wsparcie po wdrożeniu
Przepisy dotyczące fakturowania i KSeF zmieniają się dość często, dlatego integracja wymaga okresowej weryfikacji zgodności z aktualnymi wymogami. Serwis Wiatraczna oferuje wsparcie powdrożeniowe obejmujące monitorowanie poprawności wystawianych dokumentów oraz szybkie reagowanie na zmiany w API iFirma.
Serwis Wiatraczna wdraża integracje BaseLinker – iFirma dla firm z Warszawy i okolic, w tym zdalnie na terenie całej Polski.
