Baza danych WAPRO Kaper używana przez kilka lat gromadzi nie tylko wartościowe dane historyczne, ale też redundantne, zduplikowane lub błędne rekordy obniżające wydajność i utrudniające pracę. Czyszczenie bazy – usunięcie duplikatów kontrahentów, archiwizacja starych dokumentów, naprawa niespójności – przyspiesza program i ułatwia codzienną pracę. Nasz serwis przeprowadza profesjonalne czyszczenie bazy WAPRO Kaper z zachowaniem wszystkich danych podatkowych wymaganych przepisami.
Czyszczenie bazy to delikatna operacja – przypadkowe usunięcie danych podatkowych może być problematyczne przy kontroli. Wykonujemy ją zawsze na kopii bazy i przy pełnym backupie produkcyjnym.
Identyfikacja problemów w bazie danych
Przed czyszczeniem przeprowadzamy audyt zawartości bazy: szukamy zduplikowanych kontrahentów (ta sama firma pod różnymi nazwami lub różnymi NIP-ami), zduplikowanych dokumentów (te same faktury wprowadzone dwukrotnie przez różnych użytkowników), ‚osieroconych' rekordów (dokumenty bez powiązanego kontrahenta lub towaru – powodują błędy raportów), nieaktywnych kartotek (towary lub usługi, z których firma przestała korzystać). Na podstawie audytu tworzymy listę do czyszczenia.
Scalanie zduplikowanych kontrahentów
Zduplikowane kartoteki kontrahentów to jeden z najczęstszych problemów w bazach WAPRO Kaper. Scalanie polega na wybraniu „głównej" kartoteki i przeniesieniu wszystkich dokumentów ze zduplikowanych kartotek na główną, a następnie usunięciu duplikatów. WAPRO Kaper może posiadać wbudowaną funkcję scalania kontrahentów lub konieczne jest przeprowadzenie scalania przez skrypty SQL. Weryfikujemy po scalaniu, że żaden dokument nie stracił powiązania z kontrahentem.
Archiwizacja starych dokumentów
Dokumenty podatkowe (faktury, KPiR, rejestry VAT) muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego. Nie można ich usunąć z aktywnej bazy. Jednak dokumenty starsze niż 5–7 lat można przenieść do bazy archiwum, zmniejszając rozmiar bazy produkcyjnej. Archiwizację przeprowadzamy przez wbudowany mechanizm WAPRO Kaper lub przez ręczne przeniesienie danych do oddzielnej bazy SQL. Archiwum jest przechowywane i dostępne na wypadek potrzeby (np. późna kontrola skarbowa za zamknięty rok).
Optymalizacja wydajności po czyszczeniu
Po czyszczeniu i archiwizacji przeprowadzamy optymalizację bazy SQL Server: przebudowa indeksów (REBUILD dla fragmentacji powyżej 30%, REORGANIZE dla niższej), aktualizacja statystyk (UPDATE STATISTICS), opcjonalnie shrink pliku bazy (SHRINKDATABASE – ostrożnie, tylko po archiwizacji, gdyż nadmierne shrinkowanie prowadzi do sfragmentowania). Efektem jest mniejsza baza, szybsze zapytania i płynniejsza praca WAPRO Kaper. Ustawiamy też plan konserwacji SQL, aby optymalizacja była wykonywana regularnie.
